【えっ?本当?】 資格がないけどわたしも秘書になれるの?

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「秘書」と聞くとどんなイメージを持ちますか?

  • スーツが似合うキレイな人
  • 髪がサラサラのキレイな人
  • 笑顔が素敵なキレイな人

と、ほとんどの方がこのようなイメージをしてしまうのではないでしょうか?

しかし現実は違います。

もちろんキレイな人も多くいますが、やっぱりそれだけでは秘書はできません。

それはなぜでしょうか…。

秘書とは?

秘書とはどんな仕事をしているのでしょうか。

  • スケジュール管理、調整
  • 会議の資料作成、事前チェック
  • 来客対応
  • メール、電話対応

など、その会社や上司によって仕事の内容は様々ですが

「決まった人に付いてサポートをする」

というのが主な仕事となります。

女性のイメージが強いかと思いますが、性別は関係なく男性でも秘書の方は多くいます。

(政治家の秘書の方は男性が多いですよね)

秘書検定の資格は必要なの?

「秘書になりたい!」という人も多くいるかと思いますが、どうすれば秘書になれるのでしょうか?

資格があれば秘書になれる訳ではありませんが、秘書として一番求められるビジネスマナーを学ぶ事ができる「秘書検定」があります。

秘書検定 http://jitsumu-kentei.jp/HS/index

秘書検定の5領域で問われるもの

必要とされる資質

秘書の仕事は上司の身の回りの世話や仕事の手助けです。それを適切に実行するための感覚,判断力のようなものが秘書の資質ということです。変則的な来客をどのように取り次ぐかなどの判断,上司が何を望んでいるかなどを察して対応する気の利かせ方などが問われます。

職務知識

上司の留守をどのように預かるか。上司の仕事をどのように手伝うかなど,秘書特有の仕事の仕方について問われます。

一般知識

秘書はビジネスの場で仕事をします。そのためには,上司や身の回りの人が話す言葉が理解できる必要があります。とはいっても大げさなことではなく,上司の仕事を手助けするためにはこのくらいは知っていなくてはという,社会常識的な範囲で主に経済用語が問われます。

マナー・接遇

ビジネスの場では礼儀作法をビジネスマナーといいます。マナーは対人関係では欠かすことのできないものです。上下関係のある人の集まりである職場では,ビジネスマナーを心得ていないとその一員にはなれません。目上の人(上司・先輩・来客など)にはどのように接すればよいか,対人関係の基本となる言葉遣い,来客にはどのようにお茶を出すか,社交常識(主に弔事・慶事)などについて問われます。

技能

ビジネスの場で必要な,文書,ファイリング,事務用品,会議などについての初歩的な知識,用語。また,オフィスの環境整備について常識的なことが問われます。
 
 
※受験資格の制限はありません。

資格が無くても秘書になれます!

会社によっては学歴や資格が必須という場合もありますが、人柄やスキルを重視する会社も多くあります。
 
「秘書になりたい!」という夢は誰でも叶えられる可能性があるんです!
  • 資格がないから…
  • 大学出ていないから…
  • 仕事があまりできないから…

なんて思っていませんか?

突然完璧に秘書の仕事をすることなんて誰でもできません。

今秘書として働いている人も、仕事をしながら経験を積み、失敗を繰り返しながら更に経験を積み、「秘書」という仕事をしているかと思います。

諦めない事が秘書になる秘訣かもしれません。

秘書の主な3つの仕事

 その1 スケジュール管理

社長や幹部のスケジュール管理はとても重要な仕事です。
 
ダブルブッキングや移動時間を無視したスケジュールがあると、お客様に大変な迷惑をかけることとなります。
 
時間を守らないということは一番簡単に信用を失う原因となります。
 
大切な社長や上司の信頼を奪う事がないよう秘書としてスケジュールを管理しなくてはいけません。

その2 資料作成

会社の数字など社長や幹部は重要な判断をしなくてはいけない場面が多々あります。
 
その際に正しい判断ができなければ会社に大きなダメージを与えてしまうかもしれません。
 
社長や幹部が正しい判断を短い時間でできるように、正確でポイントをついた資料を作成しなくてはいけません。

その3 お客様対応

社長や幹部のお客様は会社にとっても重要なお客様となります。
 
打ち合わせの依頼やその他連絡事項など、秘書を通じて連絡が入る事も多くあります。
 
その時の対応があまりよくないと、社長や幹部、そして会社の印象も悪くなってしまう事もあります。
 
秘書は会社の顔となる場面が多々ありますので、誰よりも気遣いが求められます。
 
笑顔だけでなく、身だしなみにも注意をしなくてはいけません。

まとめ

秘書は決して華やかな仕事ではありません。
 
どちらかといえば地味で裏方の仕事のほうが多いかもしれません。
 
でも人を支えるというとても素晴らしい仕事です。
 
「◯◯株式会社 秘書 ◯◯ ◯◯」
 
という肩書きの名刺を手にしたくはありませんか?
 
秘書という素晴らしい仕事をして、多くの経営者のサポートをしてくれる人が増えてくれるといいなと思います。
 
  
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