あの社長もやっていた「プロジェクト化」がすごい理由とは?

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「仕事が進まない」

「会社も社員も変わらない」

とため息をついてませんか?

自分の周りの成功している社長は常に新しいことに挑戦して、それをうまく動かしているのに何故うちの会社はダメなんだと思っている多くの経営者はあなただけではありません。

なぜ物事が進まないのでしょうか?

なぜあの社長にはできているのに自分にはできないのでしょうか?

そしてそれをいつまで繰り返しますか?

「こんなこと繰り返すの嫌だ!だけどどうすればいいのか…」と思ったあなたに「プロジェクト化」を強くおすすめします。

プロジェクトとは?

プロジェクトとは「目標達成のための計画」をさします。

物事には全て目標があるはずです。

  • 売上〇〇円達成
  • 〇〇人顧客獲得
  • 新規契約〇件

などの会社全体の目標だけでなく、

  • 新卒スタッフを〇名採用
  • 〇〇部門のマニュアル作成
  • 新規顧客管理システム導入

など小さな仕事でも全てゴールや目標があります。

しかしプロジェクト化しなければ期限や目標が認識できないので、

  • いつまで経っても誰も入社しない
  • マニュアルが古いまま
  • 手作業で顧客を管理

なんて状況が続いてしまいます。

常に物事を終わらせて、達成するためにどんな事もプロジェクト化することをおすすめします。

プロジェクト化の方法

目的を決めよう

プロジェクトの目的を具体的に掲げましょう。

例えばスポーツ選手なら、活躍して子供たちに夢を与えたいという事が目的となります。

ビジネスの場合はどんな内容になるでしょうか。

目標を決めよう

目標には数字を入れてください。

  • 〇〇円売り上げる
  • 〇〇円利益獲得
  • 〇位になる
  • リスト〇件獲得する

など数字を必ず入れてください。

期限を決めよう

プロジェクトの開始とゴールの期限を決めてください。

開始時点で無理なスケジュールを組んでしまうと、後からリスケの作業が大変になりますので、できるだけ現実的なスケジュールを組んでください。

だからと言って長めの期限を設けてもいけません。

プロジェクトは生き物ですので、その瞬間・その時期に実行しなければ意味がなくなる場合もあります。

予算を決めよう

予算を決めてください。

予算は会社の状況にもよるかと思いますが、

  • 過去のプロジェクト実績から導き出す
  • 今期利益の配分から計算する
  • そのプロジェクトで予想される売上や利益から導き出す

などいろいろな考え方があるかと思います。

予算はあくまでも予算ですが、予算の範囲内でプロジェクトが終わることがベストです。

タスクを振り分けよう

プロジェクト達成のためのタスクを振り分けましょう。

タスクごとに期限を決めておくことで、全体の遅れが生じません。

タスクを細かく分けておくことで、1つのタスクが遅れそうな場合は周りがフォローすることができます。

またどの部分が原因で遅れているかもすぐにわかりますので、大きなずれが生じません。

リーダーを決めよう

プロジェクトリーダーやディレクターを決めましょう。

チェックして管理する人がいなければ、プロジェクトはうまく進みません。

遅れを指摘し、遅れそうな人をフォローするためにもリーダーは必要です。

レビューをしよう

定期的にレビューや振り返りをする方法を決めておきましょう。

例えば週に1回打ち合わせをすれば、周りの状況も把握し、また作業の遅れも確認できます。

打ち合わせはSkypeでできますので、人数の多いプロジェクトでも負担なく定例レビューが実行できます。

レビューをすることで遅れが確認できるだけでなく、更に良い改善策や新しいアイデアなども共有することができます。

おすすめプロジェクト管理方法5選

1.がんすけ

プロジェクト全体のスケジュールがパッと見るだけで確認できる管理方法です。

特徴

  • ガントチャートで表現されるスケジュール表を作成するソフト
  • カレンダー上にマウスでチャートを配置して、スケジュール表を作成
  • 配置したチャートはマウスで移動させたり長さを変えることができる

主な機能

  • マウス操作でのチャート編集
  • 複数のタイムスケールによる表示
  • スケジュール表印刷
  • 一覧表印刷*
  • グループ登録
  • イベント登録
  • 項目のライン分割
  • サブ項目設定*
  • 負荷グラフ表示*
  • ToDoリスト*
  • CSV出力*
  • WWWからの読み込み*
  • チャート一括操作*
  • チャートリンク機能*
  • 稲妻線での進捗表示*
  • バックアップ機能*
  • メモ貼り付け機能* その他

*マークはがんすけ2のみの機能です。

使い方

  1. 項目を作る
  2. チャートを作成する
  3. よく使うチャート一覧からチャートを貼り付ける(がんすけ2)
  4. チャートをマウスで動かす
  5. チャートの長さをマウスで変更する
  6. チャートをリンク線で結ぶ(がんすけ2)
  7. 画面にメモを貼り付ける(がんすけ2)

金額

  • がんすけ(フリーウェア) 無料
  • がんすけ2(シェアウェア) 2,160円(税込)

*がんすけ2は30日間無料使用が可能です。

参考サイト http://www.gansuke.com/

2.Googleスプレッドシート

GoogleのGoogleドライブの中にある「Googleスプレッドシート」はExcelとほぼ同じ機能をもつファイルです。

また共有指定ができるので、プロジェクトメンバーで1つのファイルを管理できます。

特徴

  • 強力なスクリプトで作業を効率化

Apps スクリプトを使えば、複雑な作業を自動化できます。複数の操作手順をまとめて自動化したり、作業を効率化するアドオンを追加したり。他の Google Apps ツールや、外部サービスの API と連携することもできます。

  • 幅広いファイル形式に対応

Google スプレッドシートは、幅広いファイル形式の読み込みや書き出しに対応しているので、他社のオフィスソフトを使用する場合でも困りません。Microsoft Excel® はもちろん、CSV や OpenDocument の読み書きにも対応しています。

  • 作業内容を自動保存

作成中のファイルは常に自動保存されるので、うっかり保存を忘れても、アプリケーションや OS がフリーズしても、作業内容を失う心配はありません。誤って上書きしてしまったファイルを昨日の状態に戻すのも簡単。削除したファイルを復元することもできます

  • 細かい共有設定による高い安全性

「指定したメンバーやグループだけ」「社内のみ」など、ファイルの共有範囲は細かく設定可能です。共有相手ごとに作業権限(閲覧のみ、コメント可、編集可)を設定できるので、大切な情報をしっかりと守ることができます。

引用元 https://apps.google.com/intx/ja/

主な機能

  1. タイムカード&勤怠管理機能
  2. 案件毎・フェーズ・工程毎の工数管理&進捗率管理機能
  3. ガントチャート&タイムライン機能
  4. プロジェクト管理グループウェアー機能Excel

引用元 http://www.sateraito.jp/googleapps_function26.html

金額 

  • 無料

3.オフィスプロジェクト

  • 正確な計画作成
  • ポートフォリ管理
  • プロジェクト管理
  • リソース管理
  • レポートの作成

に至るまで、プロジェクト管理のあらゆるフェーズで手軽にご利用可能です。

特徴

  • デスクトップ プロジェクト管理 (個人や小規模のプロジェクト)

使い慣れた Office と同じように操作でき、密接に連携。強力なレポート機能やウィザード、テンプレートなどを活用し、プロジェクトの計画から、リソース管理、進捗管理、レポートまで、プロジェクト全体を効率的に管理できます。

  • ワークグループ プロジェクト管理 (中規模プロジェクト)

チーム メンバーの作業負荷を確認しながら、効率よく仕事を割り当てられます。進捗状況の確認や懸念事項があれば、直接、コミュニケーションを行い、円滑にプロジェクトを調整できます。また、SharePoint サイトの連携により、さまざまな共同作業を自在に行えます。

  • エンタープライズ プロジェクト管理 (大規模プロジェクト)

経営者は Web ブラウザーから、複数のプロジェクトの進捗やリソース情報を一元的に把握し、より的確な意思決定が可能になります。また、チーム メンバーは、ブラウザーや Outlook から、タスクの確認や進捗報告が行えます。

  • クラウドを活用したプロジェクト管理 (プロジェクト単位)

シェア No.1 世界標準のプロジェクト管理ツール Project が、クラウド型サービスでご利用いただけます。オンプレミスと同等の機能を、いつでも、どこでも、どんなデバイスからでも活用しプロジェクト業務を遂行できます。

引用元 https://www.microsoft.com/ja-jp/project/2013/overview.aspx

主な機能

ポートフォリオ管理

  • 投資分野の選択と優先づけ
  • 施策別活動案件
  • 全体進捗レポート

プロジェクト管理

  • 複数・多岐に渡る案件の進捗
  • 問題やリスク把握
  • プロジェクト進捗レポート

リソース管理

  • 社員・資材・予算
  • 稼働計画
  • 割当て状況
  • 社員の負荷状況レポート

引用元 https://www.microsoft.com/ja-jp/project/default.aspx

金額

  • 月額 2,720円(1ユーザー/月額)

※30日間無料トライアル有り

4.チャットワーク

特徴

インターネット上で利用できるチャット(会話)ツールです。 利用登録した後はインターネット回線がある場所からであればどこからでも利用できます。

機能

  • グループチャット

複数人が参加するグループチャットでコミュニケーションができます。メッセージの返信・引用・編集・削除機能や、絵文字を活用して、素早く正確に情報共有をすることが可能です。

  • タスク管理

コミュニケーションの中で生まれたやるべきタスクを作成し、管理することができます。依頼したタスクのやり忘れや漏れがなくなります。

  • ファイル共有

ワードやエクセル、画像ファイルなどをチャットワーク上で共有できます。チャットメンバーはいつでもクラウドからダウンロードして閲覧することが可能です。

  • ビデオ通話/音声通話

パソコンのマイク・カメラを使って、無料でビデオ通話や音声通話をすることができます。遠隔地の取引先と連絡を取りあったり、外出中でも会議に参加することができます。

参考URL http://www.chatwork.com/ja/

チャットワークの使用方法

①チャットワークを新規登録しよう

http://www.chatwork.com/ja/

上記ページよりメールアドレスを登録してチャットワークを新規登録しましょう。

②プロフィール画面を追加しよう

プロフィール画面を設定すると誰が発言したのかがわかりやすくなります。できれば顔写真を使用してください。

③通知音を設定しよう

チャットワークの魅力はリアルタイムでやり取りができることです。メッセージが届いていることに気が付かずに放置をすることがないよう通知音を設定しましょう。

通知音の種類やボリュームは選択できます。

④未読メールの通知設定をしよう

メッセージの未読を防止するために、一定時間見ていない未読メールを通知するように設定しましょう。

時間は「通知しない」から「24時間ごと」まで選択できます。

⑤スマホアプリをダウンロードしよう

スマホアプリをダウンロードして、携帯でもメッセージがチェックできるようにしましょう。iPhoneもアンドロイドも無料でアプリがダウンロードできます。

携帯を併用することにより、電車の移動中や土日の緊急連絡まで対応可能となり、仕事が効率化されます。

携帯にも通知機能があるので、メッセージが届くとすぐにわかります。

⑥実際にメッセージを送ってみよう

最初は「マイチャット」でメッセージ投稿の練習をしましょう。マイチャットは自分にしか見ることができないチャットです。

失敗しても大丈夫ですのでマイチャットで色々なメッセージを投稿し、機能をチェックしてみましょう。

メッセージは

  • 編集
  • 返信
  • 引用
  • 削除

が可能です。

⑦タスク機能を使ってみよう

タスク管理で

  • 担当者
  • 期限
  • 内容

上記を管理することができます。またタスクが終わると担当者から報告が自動的に入るので、タスクのチェック漏れがありません。

参考URL http://www.chatwork.com/ja/

価格

  • フリープラン 0円人/月

    14のグループチャット、1対1のビデオ通話、 
    5GBのストレージが使えるプラン。無料でチャットワークを使ってみたいという方におすすめです。

  • パーソナルプラン 400人/月

    無制限のグループチャット、複数人でのビデオ通話、 
    10GBのストレージが使えるプラン。一人で仕事をする事が多い、個人事業主やフリーランスの方におすすめです。

  • ビジネスプラン 500人/月

    社員のアカウントを管理でき、複数人でのビデオ通話と 
    大容量のストレージが使えるプラン。企業や組織への導入に最適のプランです。

参考URL http://www.chatwork.com/ja/

5.サイボーズオフィス

特徴

  • 50,000社が使う定番スケジューラー

他製品との違いは、ホワイトボードにみんなで書き込むように使えること。日本のビジネスにピッタリの仕様です。

  • 情報をコントロールできる

正社員と派遣社員で機能を使い分けたい。例えばそんな悩みを解消する機能を搭載しました。

  • いま対応すべき情報がすぐわかる

未読の通知をまとめて処理したり、機能ごとに絞り込んで処理できるようになりました。

  • 専用ソフトのように使いやすいメーラー

レイアウトや使い勝手を大きく改善しました。専用ソフトはもはや不要です。

  • データが溜めやすく、探しやすい

まとめて複数ファイルをアップでき、ファイルのアイコン表示とプレビュー表示で必要なファイルを見つけやすくなりました。

機能

  • スケジュール・施設予約

個人の予定の管理や、チームの予定を共有できるアプリケーションです。
予定の種類ごとに色を付けられるので、ひと目で個人やメンバーの予定を把握できます。また、メンバーや設備の空き時間を見ながら予定を登録できるので、会議の日程調整もかんたんです。

  • ファイル管理

文書やデータを共有、常に最新のファイルをダウンロードして利用できるアプリケーションです。ファイルのアイコン表示やプレビュー表示で、必要なファイルがすぐに見つかります。また、最大10世代前までのファイルを管理でき、誰がどのように更新したかを記録できます。 誤操作で上書きしてしまった場合でもワンクリックですぐに元に戻せます。

  • 掲示板

日々の売上報告、総務部からの社内的な行事や提出物の告知など、全ユーザーに向けた情報発信を行うためのアプリケーションです。
コメント機能はもちろん、「いいね!」をはじめとするリアクション機能もついているので、一方的な発信だけでなく、ユーザー同士の意見交換が可能です。

  • 電話メモ

フォーマットに従って入力するだけで手早く伝言を作成できるアプリケーションです。最新情報だけでなく、メールでも通知を飛ばせるので、外出時も大事な連絡にいち早く気付けます。
また、長いアドレスを入力する必要が無く、ボタンひとつで伝言を転送できるため、電話を受ける内勤の方の業務を効率化できます。

  • プロジェクト

プロジェクトに関するタスクや担当者、マイルストーンを管理できるアプリケーションです。
プロジェクトの進捗をチャートで管理できるので、遅れているタスクをひと目で把握できます。また、タスクごとに掲示板を立ててやりとりできるので、プロジェクトに関する情報ややりとりも一元管理できます。

※サービスライセンス有効期間中のお客様、およびクラウド版ご利用中のお客様へ提供するサービスです。

  • ToDoリスト

その日の重要なタスクなど、個人の ToDo が管理できるアプリケーションです。
トップページやスケジュールに ToDo の〆切が表示されるので、大事なタスクを忘れたり、見落としたりすることがありません。
メールや掲示板の画面から、直接ToDoリストに登録ができるので、後で確認したいメールや、任されたタスクの漏れを防ぎます。

参考URL http://products.cybozu.co.jp/office/ver10/product/basic/

導入までのステップ

  1. 試用版を使用してみる(クラウド版30日間、パッケージ版60日間無料でお試し可能)
  2. 検討する(カタログや資料請求、電話問い合わせ可能)
  3. 購入
  4. サポート活用

価格

クラウド版

プラン   金額
スタンダードコース 1ユーザー/月額 500円
1ユーザー/年額 5,880円

 

プラン   金額
プレミアムコース 1ユーザー/月額 800円
1ユーザー/年額 9,405円

※最低5ユーザーから

パッケージ版

プラン   金額
スタンダードコース 10ユーザー版 63,800円
20ユーザー版 97,800円
50ユーザー版 189,000円
100ユーザー版 378,000円
150ユーザー版 528,000円
200ユーザー版 684,000円
250ユーザー版 840,000円
無制限 1,380,000円

 

プラン   金額
プレミアムコース 10ユーザー版 82,800円
20ユーザー版 128,000円
50ユーザー版 248,000円
100ユーザー版 498,000円
150ユーザー版 680,000円
200ユーザー版 880,000円
250ユーザー版 1,080,000円
無制限 1,680,000円

参考URL http://products.cybozu.co.jp/office/

まとめ

あなたの身の回りにある長期に渡って終わらない課題はありますか?

その課題をすぐにプロジェクト化してみてください。

今まで進まなかった案件が動き出すことが実感できるはずです。

一度動き出すことを実感できればあとはそれを繰り返すだけで、多くの問題が解決するようになります。

プロジェクト化は決して難しくも面倒でもありません。

会社や自分自身を変えるために是非今すぐプロジェクト化を取り入れてみてください。

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