成功の法則!時間管理術をマスターして時間を味方につけよう

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「時間がない」
「毎日忙しい」

という声があちこちから聞こえます。

一生懸命仕事をしても仕事が終わらず、残業や休日出勤をする人も多くいらっしゃるでしょう。

しかし本当に時間がないのでしょうか?

1日24時間は皆平等です。

サラリーマンの場合はそこから会社で8時間仕事をして、7時間睡眠を取り、お風呂や食事など3時間使うとすると残り6時間あります。

土日は休みなのでまるまる間があります。6時間×7日+土日8時間とすると週58時間と、丸2日分以上あるのです。

時間がないという前に

  • 本当に無駄な時間を過ごしていませんか?
  • 本当に時間を意識して過ごしていますか?

と今一度自分に問いかけてみてください。

時間管理術の重要性

仕事を依頼した部下や外注さんが納期を守らなかった原因を確認すると

「時間がありませんでした」

と言われたことはあるはずです。

確かに時間がない無理なプロジェクトの場合もありますが、多くの場合は「言い訳」です。

時間を言い訳にされてしまうと何となく納得するしかない雰囲気になってしまいます。

しかし時間を管理しなかったことにより、

  • プロジェクトの納期が遅れ売り上げに影響する
  • 信頼を無くす
  • 違約金を支払う

など様々な大きな問題につながります。

日常的な仕事から大きな仕事まですべて時間管理をしなくては仕事が進みません。

ビジネスをしている以上、「時間管理術」は必ず意識しなくてはいけません。

時間管理術を考える前に無駄な行動を洗い出そう

時間管理術を導入する前にまずは現在の仕事や行動を洗い出しましょう。

行動を分解する事で

  • 自分がやらなくてもいい行動
  • 無駄な行動

などを認識することができます。

まずは身の回りをすっきりとさせましょう。

分解するためのステップ1 一日の行動を洗い出そう

自分の一日の行動を思い出してください。特に最近一番忙しかった日を思い出してください。

その忙しかった一日に行った仕事や行動を書き出してください。

一日の書き出しのコツ

  • 1つの付箋に書き出す仕事は30分以下の仕事や行動を書き出す。
  • 付箋には所要時間を記入してください。

一日の例

  • ブログ記事作成 30分
  • 郵便物チェック 10分
  • 各部門日報チェック 15分
  • メールチェック、返信 30分
  • 各部門数字チェック 15分
  • お風呂に入る 30分
  • テレビを見る 20分
  • ジョギングをする 25分

分解するためのステップ2 一週間の仕事や行動を洗い出そう

曜日で定例で行う仕事や行動を書き出してください。

一週間の書き出しのコツ

  • 紙に曜日を書き出して、その用紙に付箋で書き出す。
  • 1つの付箋に書き出す仕事や行動は30分以下の仕事を書き出す。

一週間の例

  • 月曜日 9時から 朝礼 30分
  • 火曜日 12時から 部門長ランチミーティング 30分
  • 金曜日 16時から 口座残高チェック 20分
  • 水曜日 15時から ジム運動 30分
  • 土曜日 13時から 英会話 25分

分解するためのステップ3  一ヶ月の仕事や行動を洗い出そう

月次固有の仕事や行動を書き出してください。

一ヶ月の書き出しのコツ

  • 月初から月末までの仕事や行動を書き出す。
  • 1枚の付箋に1つの仕事や行動を書き出す。

一ヶ月の例

  • 取締役会
  • 月次定例会議
  • 試算表チェック
  • 資金繰り確認
  • 町内会議
  • 役員会

分解するためのステップ4  一年の仕事や行動を洗い出そう

新年度の開始月から12ヶ月の仕事や行動を書き出してください。

一年の書き出しのコツ

  • 1つの付箋に年次で行う仕事や行動を1つ書き出す。

一年の例

  • 決算
  • 株主総会
  • 新卒採用
  • 事業計画
  • ボーナス算定
  • 社員旅行
  • 家族旅行
  • 健康診断

分解するためのステップ5  付箋を振り分けよう

今までの付箋を

  • 思考系(経営者の仕事)
  • 作業系(経営者の仕事でないもの)

上記に振り分けてください。

思考系とは

経営的判断など頭を使った仕事、知的作業のこと。

作業系とは

書類作成、帳簿作成などルーチンワークや実務作業で頭を使わないで対応できる仕事のこと。

分解するためのステップ6  作業系の仕事や行動を引き継ごう

作業系(経営者の仕事でないもの)に振り分けた付箋を社内スタッフに引き継ぎましょう。社内スタッフがいない場合は外注に発注しても構いません。

自ら銀行をまわり記帳作業をしてはいませんか?
自ら請求書を作成して郵送作業をしていませんか?

上記は確かに業務上大切な仕事ではありますが、作業系の仕事は今すぐ担当者を決めて振り分けてください。記帳や請求書発行も外注する事もできます。

何でも自分でやろうとすると時間は限られるので必ず限界がやってきます。

振り分けた付箋の合計時間を出してみてください。この合計時間が不要な時間であり、これから手に入る自由な時間となります。

分解するためのステップ7  手元に残った仕事や行動を整理しよう

今手元に残っている付箋が今の自分に必要な仕事や行動となります。一日、一週間、一ヶ月、一年で必要な仕事です。

今一度手元に残った付箋を確認して、本当に自分がやらなければいけない事かを問いかけてください。

こちらを管理する事により仕事の漏れがなく、効率的に仕事をすることができるようになります。

手元に残った付箋を整理して管理をしていきましょう。 

うまくいく時間管理術の3つのコツ

その1 キッチンタイマーで時間管理をしよう!

料理を作る際に使用するキッチンタイマーを25分にセットをして1タスクを終わらせるようにしましょう。人が集中できる時間は限られています。

キッチンタイマーがない場合は携帯にタイマー機能が必ずついています。時間を意識する事で時間の大切さを再度認識でき、また集中して仕事をすることができます。

たった25分かと思うかもしれませんが、実際に25分タイマーをかけて仕事をしてみてください。25分経過してタイマーが鳴った後、今までに感じたことがないくらい疲れているかと思います。

その2 時間管理ツールは一本化しよう!

時間管理を始めるときにどのツールも魅力があり、あれもこれも試してみたくなります。またツールの仕様もバラバラなので、ついツールを併用してしまいたくなります。

でもツールは一本化してください。ツールが複数あるとどうしても手間が増え、アクセスするのも面倒になり、いつの間にか使わなくなるといった可能性があります。

必要な機能を全て備えているツールがない場合は「これだけは外せない」という機能が一番使いやすいツールを導入しましょう。

パソコンと携帯電話で同期して使用できるシステムであれば問題ないかと思いますが、できるだけ1つのツールで時間管理を行いましょう。

その3 無理だったらリスケをしよう!

時間管理をする際にスケジュールを設定しますが、期限を守ることは大切ですが期限に縛られすぎると、時間管理自体が嫌になってしまう可能性があります。

無理な時間管理は日々の仕事や生活のリズムに悪い影響が出ますので、無理だと判断したらすぐに予定を見直しましょう。

時間に気を取られて仕事にミスが出たり、約束を守れなかったりしたら本末転倒です。

あくまでも時間管理を長く続けることが大切ですので、スケジュールはリスケして柔軟に対応できるようにしましょう。

 まとめ

時間がないと毎日言っている人は是非一度自分の行動を分解してみてください。

「こんなことにこんなに時間を使っているんだ!」とすぐに気がつくはずです。

24時間という限られた時間をどれだけ無駄なく有効に使えるかが、これからの自分自身の将来に大きく影響します。

こうしている今も時間が過ぎています。

時間を管理する事をなるべく早めに身に付け、充実した一日を過ごしてください。

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