知らなかった!ZOOM会議がビジネスを劇的に変える事を。

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インターネットの発達により、遠隔地でも気軽にコミュニケーションが取れるようになってきました。

最近ではリモートワークやオンライン会議・コンサルタントなど、直に顔を合わせることなく様々なコミュニケーションをとりながら仕事をするスタイルが浸透しつつあります。

そうした中で、会議アプリケーションとして機能してきたのはスカイプでしょう。

しかし、そのスカイプも、利用者が増えてきたためか、遅延やエラーがたびたび起こってしまい仕事にならないなと頭を悩ませている担当者も多いのではないでしょうか。

今回ご紹介するzoomは、そうしたスカイプに代わる仕事・会議用のアプリケーションです。

zoomとは何か

Zoomはリアルタイムで状況を共有できる、通話を前提とした会議用アプリケーションです。

オンライン同士でのやり取りが可能となるこうしたアプリケーションは、無料有料を問わず多くの人に受け入れられつつあります。

  • 非常に興味深いセミナーがあるけど遠方なので難しい
  • 子供がいて出社するのは難しいけど仕事がしたい

といった状況に対応してくれるのがzoomといえるでしょう。

Zoomの特徴は、ゲスト側の登録が必要ない・同時接続人数100人・細かくグループ分けできる・オープンとクローズのチャットに分けることが出来るなどの特徴を持っています。

これらは、ほかの会議用アプリケーションと比べてもそん色ない優れたものです。

 zoomの特徴

それではzoomの特徴についてもう少し細かく見ていきましょう。Zoomの特徴は大きく分けると7つあります。

ゲスト側の設定が不必要

スカイプなどの通信系アプリケーションの多くは、

  • ホスト側のインストールや設定が必要
  • ゲスト側も同じアプリケーションをダウンロードしている必要がある
  • マイクやカメラの細々とした設定が必要

などの面倒な手続きが必要だったりする場合が非常に多いでしょう。

Zoomはそうしたやり取りを一切省略することが出来ます。

ホスト側がzoomの設定を行った後、ゲスト側にはその会議用のURLを送るだけ。

ゲスト側はzoomというアプリケーションに登録する必要なく会議を進めていくことが可能です。

通信量が少なく安定している

音声を送る仕組みというのは、多くの場合データ通信量が膨大なものになります。

これは文字という情報量の少ないものから、音声という情報量の多いものへ変わっていくため仕方ない仕様ともいえるでしょう。

大きなものを運ぶためには、軽自動車ではなくトラックを使わなければならないのと一緒です。

しかし、zoomでは、そうした大容量のデータを送ることなく音声会議を進めること会出来ます。

1時間にやり取りする平均通信データ量は、スカイプの約1/10。

データ通信量が少ないということは、不安定なネット回線やタブレットや無線LAN、Wi-Fiなどでも十分に通信可能で安定であるということでもあります。

結果として、遅延(相手側に音声や画像が遅れて表示されてしまうこと)や回線の切断といった問題が発生しにくくなっているのです。

録音・録画の設定が楽

会議用のアプリケーションではほぼ必ず音声を録音したり画像を録画したりする機能を備えています。

しかし、そうした設定がうまくいかず、録音ファイルが壊れてしまったりそもそも録音されていなかったりすることも多いのではないでしょうか。

Zoomの録音機能はボタン一つで面倒な設定なしに録音・録画が可能尾です。

これなら、突然の問題も起こらず、あまり設定などを得意としていない人でも積極的に使っていけるでしょう。

同時接続人数が多い

同時通話は多くの会議アプリケーションで導入されていますが、zoomでは最大で100人の同時接続が可能です。

また同時接続は通信データ量も多くなってくるので、大事な大人数の会議などでは、会話の途中で切断されてしまったり途切れ途切れになってしまったりすることもしばしばです。

それもデータ通信量の少ないzoomなら安心です。大人数が一度に接続するであろうオンラインセミナーなどでも活躍できるでしょう。

スマートフォンやタブレットからも接続できる

最近ではパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも接続したり、あるいは自宅にパソコンがなかったりといったような人も増えてきています。

加えて、各通信社もデータ通信の総量を増やしている傾向にあります。

また家事をしながら会議に参加するなどの場合も、やはりスマートフォンは便利です。

こうした状況にもzoomならスムーズに対応できます。やはり通信データ量が少ないというメリットは計り知れませんね。

参加者を小さな部屋に分けることが出来る

セミナーなどでは参加者同士のワークショップなどが設けられている時があります。

また会議などでもちょっとほかの人と話したい場合や、あるいは技術系と営業系で小さくまとまりたいといった場合もあるでしょう。

こうした全体を細分化するといったこともzoomはできてしまいます。

本当にオンラインで何でもできてしまうツールといえるのではないでしょうか。

有料プランも安価

驚くべきことに、今まで紹介した機能はすべて無料で使うことが出来ます。

料金による人数制限などは100人を超えるまではありません。

無料の問題点は、単純に会議時間の上限が40分であるということ。これを無制限にしたければ有料プランへの切り替えが必要になります。

それでも、月額1500円です。

提供されているサービスを最大に活用したい場合でも月々2000円です。

平日、ジュース一本買うよりも安い価格で、zoomの良さを最大限に活かすことが出来るのです。

zoomの導入方法

それではzoomを導入してみましょう。手順は以下の通りです。

  1. zoomの公式サイトから右上の「サインアップは無料です」をクリック
  2. zoomで使用するメールアドレスを登録
  3. 記入したメースアドレスにzoomの案内メールが届いたことを確認
  4. 案内メール内から確認用URLをクリック
  5. 登録者の氏名の記入やパスワードを設定

これでzoomへの登録は完了です。

非常に簡単ですね。この登録が終わると、zoom内で自分のプロフィール画面が作られます。

このプロフィール画面は自分で納得いくまで編集してみてください。

またこのプロフィール画面から、zoomをインストールすることが出来ます。

インストール方法も非常に簡単。インストールボタンを押すだけで、あとはあなたのパソコンが勝手に設定を終えてくれます。

 詳細は「これからのビジネスに必要なもの、それは…。ZOOMかも!」記事を参照してください。

zoomの使い方

様々な特徴を有するzoomですが、使い方も非常に簡単。ホスト側での使用についてみていきましょう。

zoomは基本的にパソコンで使うことを前提に作られています。細かい設定などはパソコンが自動で行ってくれるので、zoomのアプリケーションをダウンロードするだけです。

さて、インストールとダウンロードが済んでしまえば起動するだけです。起動すると5つのボタンが出てきます。

  1.  ビデオ有で通話
  2. ビデオ無で通話
  3. 参加
  4. スケジュール
  5. 画面の共有

①と②はわかりますね。会議を始めるうえで、音声だけのものにするのかそれともカメラを使って画像を送りながらするのかということです。

③の参加は、すでに誰か他人が開いている会議に参加できるというものです。

参加のために招待URLを受け取っているはずなので、それを入力します。スケジュールは、動画のスケジュールを組むことです。〇年〇月〇日〇時といった具合にゲスト側にメールを送ることもできます。

画面の共有というのは、音声を送らずに画面のみを相手に送る際に使いますが、あまり使われることはなさそうです。

 詳細は「これからのビジネスに必要なもの、それは…。ZOOMかも!」記事を参照してください。

zoomには無料版と有料版がある

今まではzoomの無料版の説明をしてきました。無料版でも十分すぎるサービス内容となっているかとは思いますが、せっかくなので有料版もご紹介しましょう。

有料版は、少人数のビジネスセミナーなどを考えているプロ、中小企業が導入することを想定したビジネス、そして100人以上の大企業でも活用できるように考えられた企業というコースがあります。

これらの特徴については以下にまとめてみました。

 

基本

プロ

ビジネス

企業

月額

無料

1,500円

2,000円

2,000円

対応人数

100人

100人(設定により増やせる)

100人(設定により増やせる)

200人(設定により増やせる)

ミーティング時間

40分

無制限

無制限

無制限

ミーティング数

無制限

無制限

無制限

無制限

オンラインポート

管理者機能

カスタマイズ不能

暗号化などの高度な管理が可能

高度な管理が可能

高度な管理が可能

カスタムメール

可能

可能

保存領域

 

 

 

無制限

業務用システム

 

 

カスタマイズ可能

カスタマイズ可能

専用カスタマーサクセスマネージャー

 

 

 

優先的に割り当てられる仕組み有

参加者が100人を超える場合には、月額料金を割り増しすることで同時絶族人数を増やすこともできます。

100~200人で、プロだと3,500円/月、ビジネスだと4,000円/月です。

企業は200人まで接続可能です。それ以上だと、さらに料金が上乗せされます。これ以上は自分でサイトを見ながら考えてみるのがいいのではないでしょうか。

まとめ

Zoomの登録の仕方や活用方法などについてみてきました。無料版で慣れてから有料版を使うことをお勧めします。

仕事で使う場合は、やはり40分の制限時間というのはかなり厳しいでしょう。

30分ぐらいで一度会議を閉め、また立ち上げるという方法を使えば、長時間のやり取りも可能でしょうが、じっくりと時間を使った話し合いなどを考えている場合は、利用が難しいのは間違いありません。

さらにホストにも無用の負担を強いることにもなるでしょう。

Zoomは使い方次第で非常に強力なビジネスツールになるのは間違いありません。

リモートワークの重要性・必要性は今後もますます高まっていくでしょう。

ぜひ、zoomを使いこなして、ビジネスなどに役立ててみてください。

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