知っているようで知らないシリーズ2【法人印鑑証明】

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法人の印鑑証明が必要な時はどんなタイミングでしょうか。

また法人の印鑑証明を登録したり、発行する方法をご存知でしょうか。

印鑑証明の必要なタイミングはそう数多くはありませんが、印鑑証明書は会社にとって重要な書類です。

できるだけ簡単に、スムーズに手続きする方法を一緒に学びましょう!

印鑑証明とは?

印鑑証明とは「登録されている印鑑が本物であることの証明書」のことです。

では印鑑証明が必要なタイミングとはどのような時でしょうか。

  • 事務所を借りる際の賃貸借契約時
  • 銀行で新規口座開設をする時
  • 会社設立時

など、使用した実印が本物であるという証明をするために添付を求められる場合が多くなっています。

印鑑を用意しよう

印鑑証明書を取得する前にまずは印鑑を登録しなければいけません。

 法人の印鑑は「代表印(実印)」「銀行印」「社印」など分けて作る事が通常とされていますが、なぜ法人印は1つではダメなのでしょうか。

起業後はできる限り経費を抑えたいので、「印鑑をを1つにしたい」と思いがちですが、法人実印と銀行印が同一だと紛失した場合にすべて悪用されてしまうこととなります。また実際に、

  1. 実印・銀行印
    • 契約やお金の出し入れ時等の重要な場面での使用となるため、法人代表者又は代表者の親族が管理
  2. 社印
    • 見積書、請求書作成時等に頻繁に社員が使用するので幹部社員が管理

上記のような使用・管理が考えられるため印鑑は使用用途に分けて製作をするべきです。

印鑑は実印・銀行印・社印と必ず分けて製作をしてください。

  • 商業登記規則第9条第3項

「印鑑の大きさは、辺の長さが一センチメートルの正方形に収まるもの又は辺の長さが三センチメートルの正方形に収まらないものであつてはならない」とされています。

代表印(実印)

この代表印が実印とされ、印鑑登録に使用をします。実印の印影には、
  • 外枠に会社名または屋号
  • 内枠に代表取締役印または取締役などの役職

を入れるのが一般的とされています。

銀行印

法人口座開設時や以降の決済時に使用する印鑑です。
  • 外枠に会社名または屋号
  • 内枠に銀行之印または代表取締役印または取締役などの役職

と代表社印とほぼ同じでも構いませんが、間違いを防止するために

  • 実印と印鑑の大きさを変える
  • 複雑な書体にする(偽造防止のため)

等の対策をしている法人が多くあります。

社印

請求書、領収書、見積書等に使用することが多く、角印と呼ばれることもあります。法人の認印となります。
  • 四角い角印タイプ
  • 縦書き
  • わかりやすい書体

で製作するのが一般的です。

ゴム印

代表者変更、住所変更があった場合に対応できるようセパレートタイプでのご用意をおすすめします。
  • 郵便番号、住所
  • 法人名
  • 役職代表者名
  • 電話、FAX

上記ゴム印があれば契約書や銀行の引き出し票の際に便利に使用できます。

印鑑発注おすすめ店舗

  • いいはんこやドットコム

http://www.e-hankoya.com/inkan/c-set/index.html

金額:実印・銀行印・角印(社印)3本セット 7,940円(税込)~

  • 会社印鑑ドットコム

http://www.kaisya-inkan.com/kshop/bjsetselect.html

金額:実印・銀行印・角印(社印)3本セット 19,300円(税込)~

印鑑証明の取得方法

印鑑証明書取得の流れ

印鑑を登記所に提出している方(会社の代表者等)は,所定の手数料を納付して,印鑑証明書の交付を請求することができます。

請求される方は,申請書に,

  1. 会社の商号・本店(法人の名称・事務所),印鑑提出者の資格・氏名・出生年月日及び印鑑カード番号を記載し,
  2. 所定の手数料額に相当する収入印紙(登記印紙も使用可能)を貼付して,印鑑カードを添えて,登記所の窓口に提出してください。代理人によって請求することもできます(印鑑カードは必要です。)。

なお,郵便で印鑑証明書の交付を請求することもできます(返信用の封筒・郵便切手が必要です。)が,その場合でも,印鑑カードの提出が必要です。

引用 http://www.moj.go.jp/MINJI/minji11.html

印鑑カードとは?

印鑑証明書の交付を請求するには,事前に印鑑カードの交付を受ける必要があります。印鑑カードの交付請求は,所定の申請書に,所要事項を記載し,登記所に提出している印鑑を押印して,登記所の窓口に提出してください。代理人によって申請するときは,委任状の添付が必要になります。

引用 http://www.moj.go.jp/MINJI/minji11.html

印鑑証明に関する注意点

代表者の生年月日を確認しよう

代表者本人であれば大丈夫ですが、取得に行く社員が代表者の生年月日を知らない場合が多いので、事前に確認をしておきましょう。

印鑑カードを忘れない!

印鑑カードを忘れてしまうと印鑑証明は取得できません。必ず持参しましょう。

また複数印鑑カードを管理している場合、どの会社の印鑑カードかわかるようにきちんと管理しましょう。

有効期限をチェックしよう

印鑑証明は提出先により

  • 発行から3ヶ月以内
  • 発行から6ヶ月以内

等の条件が定められています。例え1日でも期限が過ぎていれば使用はできません。

また印鑑証明の取得には費用もかかりますので、取得をする前に提出先に条件を確認しましょう。

まとめ

印鑑証明の取得が必要なタイミングは一年間を通しても数回あるかないかかと思います。

印鑑証明が必要な時は、法人として重要な取引や契約をするタイミングとなりますので、印鑑証明が必要な時はできるだけ早く手間をかけずに取得したいところです。

取引先にご迷惑をかけないためにもスムーズに取得して速やかに提出できるようにしましょう。

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