誰でもできる！事務所移転が簡単にできる7つのポイント

起業したばかりの頃は自宅を事務所として使用したり、バーチャルオフィスなどを活用している方も多いかと思います。

しかし事業が軌道に乗り、社員を採用する必要がある場合はどこかに事務所を借りて心機一転再スタートを切ろうと考えるのではないでしょうか。

もし事務所を移転したら一体どんな手続きをしなくてはいけないのでしょうか。

できる限り面倒な手続きは避けたいところです。

しかし必要最低限の手続きは行わないといけません。

事務所移転するために必要な行動を一緒に考えてみましょう。

事務所移転を決めたら…

ポイント1　物件を探そう

まずは何より先に物件を探しましょう。

• エリア
• 家賃金額
• 広さ
• 最寄り駅

など譲れない条件があるはずですので、まずは先に条件を決めておき物件を探しましょう。

物件数はとても多いので、必要最低限の条件を決めておく事で情報を絞って探す事ができます。

人気のあるエリアや駅に近い物件は家賃が高いでしょうし、広い事務所は駅から遠い場所にあるかもしれません。

何を一番重要視するかで様々な物件があるかと思いますので、納得のいく事務所を探してみましょう。

ポイント2　物件の契約をしよう

気に入った物件を見つけたら契約を進めましょう。

通常法人での不動産契約には

• 登記簿謄本
• 実印（契約書押印）
• 印鑑証明
• 連帯保証人の実印、印鑑証明
• 直近の決算書

等の用意が必要となります。

また書類は有効期限が決められていますので（発行から3ヶ月、6ヶ月など）、事前に提出先に確認をしてください。

また他にも必要な書類を指示されたら速やかに用意をして、できる限りスムーズに契約できるようにしましょう。

印鑑証明については「知っているようで知らないシリーズ2【法人印鑑証明】」記事を参照してください。

登記簿謄本については「知っているようで知らないシリーズ1【登記簿謄本とは？】」記事を参照してください。

ポイント3　引っ越しをしよう

どれだけ荷物が少ないと思っていても実際に荷物をまとめるとかなりの荷物がある事に気がつきます。

まずは荷物をまとめる前に不用な物は処分しましょう。

でも何でも捨ててしまってはいけません。

書類などは法律で保存期限が定められていますので、注意をしましょう。

引用　http://www.e-somu.com/business/document/document_top

※最新の情報は各自お問い合わせ頂きご確認お願い申し上げます。

引っ越し業者を決める際は、比較サイトである「引っ越し侍」などが便利です。

条件を入力すると様々な業者から提案の連絡がありますので、色々な業者を一気に比較することができます。

事務所の移転が終わったら…

ポイント4　変更登記をしよう

本店を移転していたら登記簿謄本を変更しなくてはいけません。

商業登記簿には、様々な情報が登記されています。

例えば、

• 「商号（会社の名前）」
• 「本店の所在地」
• 「決算の公告の方法」
• 「会社の目的（会社が行っている事業内容）」
• 「発行可能株式数（会社が発行できる株式数の上限）」
• 「株式の譲渡制限」

など多岐に渡っています。

これらの商業登記簿に登記されている定款の事項に変更があった場合に、商業登記簿の変更手続きが必要になるのです。

例えば「会社名を変更した場合」とか「本店所在地の変更（移転）をした場合」などは変更登記が必要となります。

ポイント5　税務署や役所に届け出をしよう

［手続名］異動事項に関する届出

概要
事業年度等の変更、納税地の異動、資本金額等の異動、商号又は名称の変更、代表者の変更、事業目的の変更、会社の合併、会社の分割による事業の譲渡若しくは譲受け、法人区分の変更、支店・工場等の異動等をした場合の手続です。

［手続根拠］
法人税法第15条、第20条、法人税法施行令第18条

［手続対象者］
異動等を行った法人等

［提出時期］
異動等後速やかに

［提出方法］
届出書を1部（調査課所管法人は2部）作成の上、提出先に持参又は送付してください。

［手数料］
不要です。

［添付書類・部数］
なし
なお、異動事項の内容確認のため、登記事項証明書、定款等の写しを確認させていただく場合があります。

引用　https://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/annai/1554_5.htm

また法人事業税や法人市民税、社会保険や労働保険も移転の申請をしましょう。

こちらは本店所在地により提出方法が様々ですので、問い合わせの上漏れなく申請をしてください。

ポイント6　事務所移転の挨拶状を出そう

事務所の移転が決まったら取引先やお客様に移転のご案内をしましょう。

移転を機に少し遠ざかっていた取引先やお客様にコンタクトを取るチャンスです。

お客様へのご案内はただの移転のご案内にせず、「引っ越し記念サービス」などのキャンペーンを展開して、引っ越しを売上げにつなげるキャンペーンをしてみましょう。

ポイント7　名刺や封筒を作成しよう

新しい住所での

• 名刺
• 封筒
• ゴム印

を作成しましょう。最近は全てネットで発注ができますので、手間もかかりません。

古い封筒が余っていたらもったいないなと思ってしまうかもしれませんが、社外向けには古い封筒は使用しないようにしましょう。

まとめ

事務所の移転はとにかくパワーが必要ですが、新しい環境は新たなパワーを会社に与えてくれます。

オシャレなエリアでオシャレな事務所を…、と思っても実際はそうは行きません。

しかし工夫次第では自分の理想の事務所作りをする事ができます。

できるだけ費用を抑えて、できるだけ理想の事務所作りをするために楽しんで事務所移転をしてください。