スケジュール管理のツールとは?種類別メリット・デメリット

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ビジネスをスムーズに進めるためには、スケジュール管理は重要なのはご存知の通りです。

しかし、スケジュール管理を苦手としていたり、スケジュール管理のよい方法を知らなかったりすることも多いです。

その中で「スケジュール管理をスムーズに行っていくことが良いのか?」さらに「そのスケジュール管理で使うツールにはどんなものがあるのか?」そして「ツールの活用方法」を知れば、ビジネスをスムーズに進めることが出来るはずです。

今回は「スケジュール管理をどうすればよいのか?」というポイントからスタートして、その時に使うツールの種類とその活用方法まで説明していきます。

ぜひ、ビジネスの向上に役立ててください。

そもそも「スケジュール管理」とはどんなものか?

「スケジュール管理」と一言で言っても、人によって捉え方は違うはずです。

プライベートなスケジュールのことを言っているかもしれませんし、ビジネス上の個人のスケジュールのことを言っているかもしれませんし、プロジェクトチームや部署単位でのスケジュールのことを言っているかもしれないのです。

また管理の範囲もどの程度なのかは、人によって感じ方は違いますし、管理するためのツールも使う人によって違うはずです。

そこでそもそも「スケジュール管理とは、どんなものなのか?」という点を説明していきたいと思います。

自分のスケジュールを管理する3つの方法とは?

スケジュール管理と言うと、自分個人のスケジュール管理と組織的なスケジュール管理がありますが、まずは、個人のスケジュール管理から見ていきましょう。

個人のスケジュール管理と言ってもレベルによっていくつかに分かれます。

  1. スケジュールを忘れないために管理する
  2. スケジュールの重複を避けるために管理する
  3. 目標を達成するためにスケジュールを管理する

それぞれ詳細を見ていきましょう。

1.スケジュールを忘れないために管理する

一番分かりやすいスケジュール管理の必要性です。

スケジュールを頭の中だけで覚えておこうとしても忘れてしまうかもしれません。

そこで忘れないために、スケジュール帳などのツールに記入することで忘れることを防ぐことです。

2.スケジュールの重複を避けるために管理する

先のスケジュールを忘れないだけでは、管理としては不十分です。

それはスケジュール管理の基本である、重複を避ける必要があるからです。スケジュールを記入してあっても、それが、日程的に重複がないかをチェックできるようにしておくことが重要なのです。

3.目標を達成するためにスケジュールを管理する

管理の基本としては、スケジュールの重複を避けるだけでもよいかもしれません。

しかし先に入った予定と後から入った予定のどちらを優先させるかというのが管理のポイントになります。

時間の流れだけで考えれば、先に入ったスケジュールを優先させることになります。

その考え方もありますが、すべてのスケジュールがその考え方で本当によいのか?という疑問もあります。

ビジネスでの場合後から入ってきたスケジュールでも、重要度が高ければ優先させるべきこともあります。

では個人的なスケジュールでは、こんなことはないのでしょうか?

例えば個人的なスキルアップのために資格試験を目指しているとします。

その時に先に入れていた遊びのスケジュールがあったものの、資格の学校の日程が変わって、重複してしまった場合にどうするかという点です。

もし先に入れたスケジュールより、資格試験の方が、優先順位が高いのであれば、学校の日程を優先させることになります。

つまりビジネスでも個人でも、優先順位を決めておくことにより、後から入ったスケジュールでも優先させることになります。

ただこれを実現するには、自分の中で目標を明確にするなど優先順位をしっかりと決めておくことが重要になります。

複数人のスケジュール管理をする方法とは?(プロジェクト管理)

今までは個人のスケジュール管理の方法を見てきました。次に複数人のスケジュール管理の方法を見ていきましょう。

会社の部署内のスケジュール管理やプロジェクトチームのスケジュール管理がこれにあたります。

個人のスケジュール管理の場合は、自分自身がしっかりとしていれば問題ありません。

または自分のスケジュールなので修正をしても、影響を及ぼす範囲が自分だけで済みます。

しかしチームでのスケジュール管理の場合は、自分一人がよくても、全体が悪ければ、管理自体ができていないということになります。

または自分のスケジュール管理が全体にも影響を及ぼすことになります。

チームで行動するので、役割が決まっていなかったり、誰かが欠けたり、遅れたりしたりすれば、プロジェクトは進みません。

まずは「だれが、どのような役割になるのか」を決めていきます。

次に「全体の日程はどのようになるのか」を決めて、それに応じて各担当者のスケジュールを決めていきます。

そして最後に「進捗管理(プロジェクトの進み具合のチェック)の仕方」を決めていきます。

これは、ガントチャートというチャートでスケジュール管理(プロジェクト管理)することが多いです。

ここでのポイントは、

  1. チームでの成果をあげるために役割分担をしっかりと決める
  2. メンバーのスキル、仕事量などを勘案して適切なスケジュールを設定する
  3. 進捗管理をリーダーが行うことによって、スケジュールの調整や修正を行い、最終的な目標達成できるようにする

プロジェクト管理の重要性

複数人のスケジュール管理(プロジェクト管理)は、人数が増えたり工数が増えたりすればするほど複雑になります。

管理の重要性も高まりますので、しっかりと計画段階から実行・進捗管理までする必要があるのです。

しかもプロジェクトの場合、一か所にメンバーがいるとは限りません。

特に現代であればインターネットを使用してプロジェクトを進めるような事業もあるので、顔を合したことが無いメンバー同士のプロジェクトもあり得ます。

例えばGoogleなどのクラウド上のカレンダーを使ってスケジュールを合わせるというだけでなく、指示や報告も電話、メールなどになります。

そのような場合に、今までのように同じオフィス内でのプロジェクトを行う場合とは全く違うアプローチが必要となります。

最終的な目標の達成としては、メンバーが一か所に居ようが、居なかろうが、同じ結果を求められることになります。

よいツールがあれば、プロジェクト管理が便利になる一方、それを使いこなしていくことも求められるようになってきているのです。

スケジュール管理の種類とは?

「そもそもスケジュール管理とは?」についてお伝えしてきましたが、この章では、具体的にスケジュール管理の種類について入っていきます。

手帳(手書き)でのスケジュール管理とは?

手帳(手書き)でのスケジュール管理はプロジェクトの場合でも考えられますが、一般的には、個人のスケジュール管理に使われる方法です。

いつも持ち歩く手帳にスケジュールを記入するので、前章でも書いたようにスケジュールを忘れたり、重複したりするのを防ぐことができます。

また目標も記入できるので、スケジュールの優先順位をすぐに検討することができます。

ただ手書きですので、先に記入したスケジュールを変更するのは少し手間取るというデメリットもあります。

プロジェクトの場合では、手書きで行うことによって、

  • 「皆が一覧で見られる」
  • 「皆が記入できる」

と言うメリットがあります。

これもまた修正する場合には、個人以上に大変さ作業になるというデメリットがあります。

また一か所に集まるようなプロジェクトでないと手書きでは管理できなくなります。

今では実際の手帳ではなく、パソコンやスマホで手帳の機能を果たすものがあります。

これらは、手帳とパソコンやスマホなど2つ持ち歩く必要がなくなります。

また優先順位によってスケジュールを変更する際も、手書きより簡単に行えるメリットがあります。

ただ手帳に手書きをすることによって、スケジュールを覚えたり、意識づけをしたりしたいという方には不向きです。

パソコンやスマホのキーボード記入より手書きによってスケジュール管理をした方がよいと言う方もまだまだ多いのです。

パソコン(ソフト)を使ったスケジュール管理とは?

手帳でスケジュール管理をするのが、昔からの基本でしたが、今ではパソコンのソフトやスマホのアプリでスケジュール管理専用のものが出てきています。

前節で書いたのは、あくまで手帳で行う管理をソフトやアプリで行うというだけでしたが、ここでは、専用のソフトやアプリでの管理をお話していきます。

個人のスケジュール管理でも、ソフトやアプリになることによって、非常に便利に作られています。

例えばある日のスケジュールを記入すれば、それが週のスケジュール一覧や月のスケジュール一覧に反映される機能です。

これは手書きであれば、それぞれのページに記入しなければならないものを、一か所記入すればすべての様式に反映できるので便利です。

このように個人のスケジュール管理でも、ソフトやアプリを使った方が便利ですが、プロジェクト管理の場合であればなおさらです。

先ほどお伝えしたように、メンバーが増えれば増えるほど複雑になっていきますので、手書きだけで管理するのは難しくなります。

また一か所の修正があっても全体に影響があるので、パソコンなどで管理した方がよいのです。

プロジェクト管理は、エクセルなどでもできますが、専用のソフト・アプリを使った方が便利です。

インターネット(クラウド)を活用したスケジュール管理とは?

今やインターネットが発達し、スケジュール管理にも活用できます。

これはパソコンやスマホ上だけでなく、インターネット(クラウド)を使った発展形でもあります。

個人のスケジュール管理をしていても、職場ではパソコン上で管理したいし、出先ではスマホで管理したいという場合があります。この場合、インターネットでつながっていれば、パソコンとスマホの情報を同期することができます。

またプロジェクト管理の場合でも、ソフトが一つしかなければ、あくまでプロジェクトリーダーが管理するためだけのものになりますが、クラウド上で管理できれば、皆で情報共有しながらスケジュール調整や管理が出来るようになります。

さらに両方の場合で言えますが、ソフトの場合情報はそのパソコンに入っていることが多いです。

つまりパソコンが故障した場合、スケジュール管理ができなくなる(またはスケジュール自体が消えてしまう)ことになります。

それを避けるためにも、クラウド上で情報を管理できればリスクを回避することができます。

結局、どんなスケジュール管理がよいのか?

上記のように様々なスケジュール管理の種類がありますので、迷うかもしれません。

上記を比べてみると一般的には、クラウド上でスケジュール管理をした方が、メリットが多いと思われます。

しかし予算の都合があったり、セキュリティの問題があったり、メンバーのパソコンなどの使える能力に差があったりと様々な制約があると思います。

自分(自分のチーム)のスケジュール管理をする目的と状況に照らし合わせて、適しているものを選択することになります。

その時に注意が必要なのは、スケジュール管理は長期に及ぶこともあるので、「今だけ」を考えるのではなく、将来的に自分たちがどのようになっていくかまで見据えて、適したものを選ぶ出来なのです。

スケジュール管理とツール

スケジュール管理は、何らかのツールを使うことが多いと思われます。

スケジュール管理に使えるツールにはどんなものがあって、どんな特徴(メリット、デメリットなど)があるかをこの章ではお伝えしていきたいと思います。

ツールを使うことによるメリット

スケジュール管理をしていく上で、専用のツールを使うことによってのメリットは多々あります。

例えば手帳でスケジュール管理をするにしても、カレンダーに記入するだけでなく、より使い勝手の良さを追求した手帳の方が、管理しやすくなります。

またプロジェクト管理でも、エクセルなどの表計算ソフトでも代用できますが、やはり使う人の立場に立って開発されたソフトやアプリの方が使い勝手がよいです。

しかしそれらのツールが万能かというとそうではないです。

それは「このような使い方をする人にとっては、〇○と言うこのツールがよい。でも、別の使い方を求めている人にとっては、そのツールは使いにくい」というケースもあるからです。

つまり自分の求めている結果(どのようなスケジュール管理をして、どのような結果も求めているのか)を明確にして、それに合ったツールを選ぶのが良いのです。

そこで、この後の節では、それぞれのツールの特徴やメリット・デメリットを説明していきます。

ツールの種類(全体像)と特徴・メリット・デメリット

次の節から

  • 「手帳型」
  • 「ソフト型」
  • 「クラウド型」

の種類を具体的に見ていきますが、まずは、それぞれ型の特徴とメリット・デメリットを見ていきます。

  • 「手帳型」

このツールの特徴は、ほぼ個人のスケジュール管理に使われるというものです。

紙の手帳であったり、スマホなどのアプリであったりと、常に手元にあるので、すぐにスケジュールを見ることができることがメリットです。

あまり大き過ぎるサイズですと持ち運びに不便ですので、適切なサイズのものが人気となります。

デメリットとしては紙の手帳であれば、鉛筆やペンで記入するので、修正する時に大変である点です。

また会社でのスケジュールがパソコンで管理されているなどの場合、手帳とパソコン上に2通りのスケジュールができてしまい、不便なこともあります。

  • 「ソフト型」

ソフト型とは、パソコン上にインストールをして使うものです。ここではインターネットは接続しないものとします。

このように考えると、手書きの手帳に比べて修正がしやすかったり、他のシステムと連動しやすかったりというメリットもあります。

また複数のスケジュールを管理するプロジェクト管理では手帳より使い勝手がよいです。

プロジェクト管理用のソフトも開発されています。

デメリットとすれば、インターネットにつながっていないので、社外で出た場合や社外の人とのスケジュール共有がしにくいという面があります。

  • クラウド型

これは上記のソフト型(手帳型のアプリ)をクラウド上で管理するものです。

つまり、社外の人とのスケジュール共有ができます。また、個人の場合でも、クラウド上にデータを置くので、端末を選ばす(スマホやパソコンなど)使えるメリットがあります。

一方、クラウド上(インターネットでのやり取り)が発生するので、信用性の高いサービスでないと情報漏れやコンピューターウィルスのリスクがあるというデメリットがあります。

ツールの種類(手帳型)と特徴・メリット・デメリット

手帳には様々な種類があります。年末年始や年度末に書店や文具店に行くとたくさんの種類があり、その中から選ぶのもよいと思います。

今回は、その中でも、特徴的なものを紹介していきます。

「手帳の高橋」として有名な会社の「高橋書店」の手帳です。

その中でも、ビジネス向けの手帳です。非常にシンプルで携帯性に優れています。

シンプルがゆえに使いやすいというメリットもありつつ物足りなさを感じる人いるデメリットもあります。ロングセラーシリーズですので、長く使える手帳とも言えます。

フランクリン・プランナーは、アメリカ発のシステム手帳で日本でも多くの方が使用しています。

フランクリン・プランナーは、単にスケジュール管理をするだけでなく、スティーブン・R・コビィー著の書籍「7つの習慣」を実行し習慣化できるように工夫がされている手帳です。

「7つの習慣」は、タイムマネジメントにも力を入れており、自分の本来の優先順位の高い行動をとれるように設計されています。

「7つの習慣」に基づいてスケジュール管理ができるので、書籍を読んだ方には非常に使い勝手がよいというメリットがあります。

しかし、「7つの習慣」を読んでいないと(もしくは読んでいても深く理解していないと)スケジュール以外の要素が多く使いこなせないというデメリットもあります。

DISCOVERダイアリーは、個々のスケジュール管理以外にもプロジェクト管理が行えるようになっています。

詳細なプロジェクト管理用ではなく、あくまで個人のプロジェクトをざっくり管理できるレベルです。

Googleカレンダーは、検索エンジンなど有名なGoogleの機能の一つです。

基本は無料で使えます。また、Googleの他の機能との連動性もよいので、Googleを良く使う方にとっては便利なアプリです。

スマホだけでなくパソコン上でも使用可能です。

メール機能Yahooカレンダーは、検索エンジンのYahooの機能一つです。

Googleカレンダー同様にYahooをよく使っている人であれば、便利なアプリです。スマホだけでなくパソコン上でも使用可能です。

ツールの種類(ソフト型)と特徴・メリット・デメリット

ソフト型のツールとは、パソコン上にインストールまたはダウンロードして使うものです。

今やクラウド型が多くなってきているので、単純にパソコン上だけのスケジュール管理ソフトの開発は少なくなってきているかもしれません。

それでも、長らく使われているものもあり、それらを紹介していきます。

フリーソフトですが、週間 / 複数週間 / 月間 / 複数月間 / 年間などの様々なスケジュール表示に対応し、祝祭日や振替休日を自動で表示するなど充実した機能を持っています。

パソコン上でスケジュール管理するのであれば問題なく使えます。

フリーソフトですので、今後のアップデートや新しいOSへの対応などは不明な点がデメリットとも言えます。

プロジェクト管理(ガントチャート)で使えるフリーソフトです。

ちょっとしたプロジェクト管理であれば十分に対応できます。しかし、もっと高性能な機能が欲しい場合でも、「がんすけ2」という有料版もあります。

初めてガントチャートを作る場合から、慣れてきて本格的にプロジェクト管理する場合まで対応できるものとなっています。

ツールの種類(クラウド型)と特徴・メリット・デメリット

クラウド型のツールとはクラウド上でスケジュール管理やプロジェクト管理が行えるツールになります。

無料、有料のものともにも多く出てきております。個人のスケジュール管理としては、先ほど紹介したGoogleカレンダーやYahooカレンダーのサービスもクラウド上で活用しているものです。

ここでは、プロジェクト管理に使うものを中心に紹介していきます。

クラウド型で、ごく簡単な機能であれば無料で使えるツールです。

しかし、ガントチャートなどを使いたい場合は有料になります。

まずは無料で、使い勝手を試してみて、その後、有料版に移行するということもできます。

クラウド型のプロジェクト管理ツールです。

ここの特徴は、5名までであれば、無料で使えるという点です。

少人数のプロジェクト管理であればガントチャートなども使えるので便利です。

しかし、人数(ユーザー数)が増えるごとに使用料金が増えていくことになります。

少人数で試しに始めて、その後、必要であればユーザー数を増やしていくこともできます。

クラウド型の有料プロジェクト管理ツールです。

機能も充実していますので、どこまで機能を使うのか、使う人数は何人なのかなどによって、プランを選択できます。

スムーズなスケジュール管理へ

ツールを使っても基本的な事を忘れない

スケジュール管理は、それ自体が目的ではありません。

スケジュール管理をすることによって、

  • 「スケジュールを忘れない」
  • 「ダブルブッキングしない」
  • 「行動の優先順位を付ける」
  • 「プロジェクトを円滑に進める」

等が本来の目的です。

ツールを使うことによって、それらの目的が達成されることが優先です。これを忘れないようにしましょう。

「そもそも自分は何のためにツールを使うのか」ということを思い出して選択してください。

  • 「安いから(無料だから)」
  • 「機能がたくさんついているから」

など選択しやすいですが、本来の目的が達成できなければ意味はないのです。

万能なツールはなかなかない

個人のスケジュール管理にしても、プロジェクトチームの管理にしても、様々なツールが出ています。

それぞれに一長一短あり、「これが万能」と言い切れるものは、なかなかありません。

そこでいろいろ試しながら、より良いものを選択していくことになります。

この時に一旦、使ったものを捨てて、新しいものにするのは、もったいないです。

試しをするのは良いですが、決定したら長期に使える(使う)ことを前提に考えて行くほうがよいのです。

まとめ

スケジュール管理・プロジェクト管理のツールを見ていきましたが、それらを上手に活用してもビジネスをスムーズに進めていただきたいと思います。

ツールの良し悪しは機能というより、それをどれだけ活用できたかという結果だと思うからです。

ぜひ、このツールの選択を、ビジネスをスムーズにするきっかけにしてください。

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