販管費とは?経費節減の失敗例と今すぐ使えるチェックリスト

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経営者の皆様は毎月定期的に「試算表」をチェックしているかと思います。

「会社の状況やどのくらい経費がかかったのか?」

そして

「利益がどのくらいあり、どのくらい先の投資にまわせるか?」

など会社の将来を見据えた計画を立てるためには、試算表は重要な書類です。

その試算表の中にある「販管費」についてより理解を深めて、会社の発展に役に立てましょう。

販管費とは?

販管費とは

販売費及び一般管理費は、「販売をするための費用と財やサービスを生み出すために直接要した費用ではないものの、企業を運営するために必要な費用をいう。一般に売上高に関係なく固定的にかかる費用」のことです。

販売費は、販売に関する経費であり販売活動において直接要した費用をいい、

  • 販売手数料
  • 販売促進費(広告費)

などが該当する。

また一般管理費とは、総務や企業全体を運営し管理するために要した費用をいい、

  • 間接部門(人事・経理・役員など)の人件費(給与・賞与・諸手当)
  • 間接部門が入居する事務所を運営するための費用(光熱費、家賃、減価償却費など)
  • 租税公課
  • 会社全体の福利厚生費
  • その他の経費(交際費・旅費交通費・通信費など)

が該当します。

引用元https://ja.wikipedia.org/wiki/%E8%B2%A9%E5%A3%B2%E8%B2%BB%E5%8F%8A%E3%81%B3%E4%B8%80%E8%88%AC%E7%AE%A1%E7%90%86%E8%B2%BB

試算表と販管費

上記の図からもわかるように、売上総利益から販管費を引いて営業利益が算出されます。

会社の多くが「経費節減」を掲げるのは、営業利益に直結するからです。

販管費の経費節減チェックリスト

総務部門で経費削減に取り組む

【事務経費、消耗品費】

無駄なプリントアウトをなくし、FAXもパソコンから送るようにする
経理システムやWEB、ファイルサーバーなどを格安のクラウドサービスへ移行する
社内コピーは裏紙を利用することを徹底する
カラーコピーは必要な場合にのみ使用する
リサイクル品のトナーを使うようにする
パソコンは買い替え時にリースもしくはレンタルに切り替える

【電気、ガス、水道等のエネルギー費】

ガスや電気の契約プランを見直す
LED照明に切り換える
エアコンはフィルターをこま目に清掃する
冷暖房の目標値を厳守する
不必要な照明、使っていないパソコンの電源などはこまめにオフにする

【車両費】

社用車をハイブリッド車や電気自動車へ切り換える
社用車をリースもしくはカーシェアリングに切り替える
プリペイドカードを活用して燃料費のコスト意識を徹底させる

営業部門で経費削減に取り組む

【福利厚生費・研修教育費】

社内の親睦会の会社補助を廃止する
福利厚生はアウトソーシングサービスに切り替える
講師を手配していた研修をネット型に切り替える

【旅費・出張費】

コーポレートカードを作成して、ポイントやマイレージを貯める
航空機を使う場合には必ずLCCを利用する
海外出張では個人旅行対象のパッケージツアーを検討する
旅費が高くなる観光シーズンの海外出張を避ける
出張そのものを減らしてネットTV会議に切り換える

【交通費・通勤費】

タクシーチケット制を廃止する
通勤費は半年分支給にして長期運賃をベースにする
アルバイトの交通費支給を廃止、もしくは減額する

マーケティング・営業補助部門

【郵送費・通信費・広告費】

電子化可能な書類は郵送せずにネットで送信する
宅配業者と法人契約を結ぶ
郵送でのDMを電子メールに切り替える
固定電話回線をIP電話網に変更する
携帯電話の契約プランを見直す
社内への電話連絡はskypeやLINEを利用する
広告の費用対効果の検証を徹底して最適なポートフォリオを組む

【新聞図書費】

新聞購読を廃止してネットのニュース配信サービスに切り替える
コピー機はリースもしくはレンタルに切り替える
仕事の資料はネットで探すか図書館で探すようにする

経費節減の5つの失敗例

コスト削減意識がまったく無い会社では、今挙げた部署ごとの取り組みによって目に見える費用削減効果が出て来ます。

しかしすでに一定期間コスト削減に取り組んでおり、これといって無駄といえるものがないにもかかわらずさらに乾いた雑巾を絞るようにコスト削減圧力をかけると思わぬところに副作用が出ます。

副作用とは例えば、

  • 「社員の士気が下がる」
  • 「実は必要な物まで削ってしまって業務効率が落ちる」
  • 「経費節減がゲームのようになってしまい、本業が疎かになる」

などがあります。

以下、実情を考慮しないで経費削減だけ強引にやろうとしておちいってしまう、「経費削減失敗例」をいくつかピックアップしてみます。

「無駄なプリントアウトをなくし、FAXもパソコンから送るようにする」の失敗例

FAXをパソコンから送ることができない年配社員が、毎回周りの同僚の手を煩わせるという非効率が生じる、などのケースもあります。

またパソコンにアクセスするのが面倒で、大事なFAXを見落としてしまい大きなミスにつながる可能性もあります。

「カラーコピーは必要な場合にのみ使用する」の失敗例

プレゼン資料やデザイン関連資料などでカラーコピーを使いたくても、周りの遠慮する雰囲気から特に若手社員が使えなくなってしまうというケースがあります。

取引先に分かりやすい資料を提出することは、経費節減より優先させるべきですが若手にはそうした判断はしにくく、あえて波風を立てない白黒コピーですませるという風潮が蔓延したりします。

経費削減に捕われるあまり、大きな売上げを逃す典型的パターンです。

「冷暖房の目標値を厳守する」の失敗例

夏場に冷房温度を高めに設定したことで外回りの営業マン外出先からすぐに会社に戻ってこず、喫茶店などで時間を潰して帰ってくるなどは、よくある話です。

また夏は室内でも熱中症の心配もあり、冬は風邪を引きやすくなり大事な社員の体調不良の原因となります。社員が体調不良で休むことにより、お客様との打ち合わせが延期となり大事な商談を逃してしまうかもしれません。

「郵送でのDMを電子メールに切り替える」の失敗例

これまで社内ですべてダイレクトメールの内容を決定して印刷までしていたものを、封入作業だけ外部に頼んでいたという場合は別ですが、ほとんどの会社ではダイレクトメールの企画・制作部分から外部業者に頼んでいるというケースが多いでしょう。

こうしたケースで、「これからは経費節減のため社内のeメールでDMを送ります」といっても、クオリティの低いDMしか送れないということになりかねません。

結果DMによる受注率も下がって、売上の減少が経費の削減を食いつぶしてしまうということも容易にありえます。

「固定電話回線をIP電話網に変更する」の失敗例

IP電話網で無料通話できる通話先が増えたことで長話に対する抵抗感がなくなり、相手の現況を知るための営業の一環という名目で、電話時の雑談が増えたというケースもあります。

確かにそういった営業的な効果もなくはないですが、効率が悪くなってしまうというネガティブな面が営業的な効果を上回ってしまうケースもあります。

いくつかの笑い話のようで、笑えない「経費削減失敗例」を見てきました。せっかくの経費削減運動がこうした失敗例に終わってしまう本当の理由は、「経費削減」を単に費用をケチることと考えてしまったことにあります。

それでは、ほんとうの意味での経費節減はどうやったら達成できるのでしょうか?次にそれを考えます。

まとめ

販管費の節減は大切ですが、小さい経費節減の積み重ねだけでなく、簡単に効果が出る経費節減策を見つける事も重要です。

例えば外注費を数%下げる事が営業利益に大きな影響をもたらします。

また事務用品を最低限数にすることにより、物を探す時間がなくなり会社もスッキリします。

一般的に「サラリーマンは年間150時間物を探す時間に費やしている」と言われています。

  • 日数にすると約19日
  • 時給が2,000円だとすると30万円

上記の時間が無駄になっているということになります。

販管費を理解し、経費節減だけでなく会社をスッキリさせましょう。

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