状況別おすすめの顧客管理ソフト3選と活用の3つの注意点

数ある顧客管理方法からどれを選べばいいか迷った事はありませんか。

エクセルやクラウドシステムや専用ソフトなど、調べるとたくさんの方法があることがわかかります。しかしたくさん情報がありすぎてどうすればいいかわからないという方が多いのではないでしょうか。

また現在独自の顧客管理方法で、顧客管理・運用をしている方も多いかと思います。

現状の運用でうまくいっているから大丈夫！という方も、より適した顧客管理方法を導入する事により、より効果的に顧客情報が活用できるようになります。

顧客管理のメリットやおすすめの顧客管理方法をご確認頂きますので是非ご活用ください。

顧客管理とは

顧客管理とは

顧客管理やCRMは簡単に言うと、「顧客や営業状況のデータを営業の前線に居る者が入力し、データベースを作り上げていくシステムのこと」です。

今や大規模な営業チームのみならず、数人単位の従業員で回しているサービス業や個人事業主も採用しているシステムであり、敷居もぐっと低くなっています。

顧客管理の３つのメリット

顧客管理を導入することによってのメリットは大きく分けて３つあります。

1. 一括管理による、商談や営業に入るまでの下準備のスピードを上げることで、商機に素早く対応できるようになること
2. 煩雑な書類による管理から解放され、見たいときに気軽に情報が引き出せるようになること
3. 顧客のニーズや好みの情報が蓄積していくこと

上記のようなメリットが考えられます。

状況別おすすめの顧客管理方法3選

まだ顧客数が少ない場合「Excelがおすすめ」

Excelでの顧客管理は、

• まだ起業をしたばかりで顧客数も少ない
• 顧客管理にまだお金をかけられない

という方にお勧めです。

Excelで管理といっても、きちんと管理・運用をすれば十分な顧客管理が可能です。

また無料で顧客管理のテンプレートがダウンロードできますので、自社に合った形式のテンプレートを探してみてください。

顧客管理テンプレート比較表

※詳細に関しましては最新情報をご確認頂きますようお願いします。

顧客数が多くなり、複数のスタッフで管理をする場合「CRMがおすすめ」

CRM（顧客管理システム）は、

• 顧客数が多くなり、エクセル等での自社管理が難しくなってきた
• 社内、社外からリアルタイムの情報を手に入れて活用したい
• 顧客の購入履歴を管理したい
• 顧客を分析して今後の事業に活用したい

という方におすすめです。

インターネット環境があれば、社外からも閲覧・入力ができるシステムなので、最新の情報を得ることによりお客様にも同じことを何度も聞いてしまうような負担をかけないで話を進めることができます。

CRM商品比較表

※詳細に関しましては最新情報をご確認頂きますようお願いします。

名刺がたくさんあるという場合「名刺管理システムがおすすめ」

名刺管理システムは、

• 現在個人管理をしている名刺を共有、活用したい
• 入力などの手間を省きたい

という方におすすめです。スキャナーで名刺を読み込むだけでデータベース化されるソフトもありますので、手間をかけずに顧客管理をすることができます。

名刺管理システム商品比較表

※詳細に関しましては最新情報をご確認頂きますようお願いします。

顧客管理方法を選定する上での注意点

ソフトウェアに仕様を合わせる

業務に合わせて開発してもらうと費用がかかってしまうので、ソフトウェアに合わせて顧客管理を行うと安価で導入ができます。

運営会社の規模を確認する

万が一顧客管理を依頼している会社が倒産して、大切な顧客情報が喪失してしまうことがないように会社情報はしっかり確認しましょう。

顧客が100社以上ある場合は、運営会社が倒産しても他社が引き継いで対応をしてくれる可能性がありますが、オリジナルのシステムで顧客管理をしている会社に依頼をする場合は、倒産した場合の顧客情報の取り扱いについて予め確認をしておきましょう。

顧客管理運用・管理上での３つの注意点

見込み顧客を分類で分ける

見込み顧客というのは、CRMの集計や名簿の獲得などではじき出されたこれから自社の顧客になるであろう可能性の高い個人や法人のことをいいます。

この見込み客の情報が多く集まれば、営業を途切れることなくかけ続けることができます。

しかし見込み顧客の中にも

• いますぐ客
• そのうち客
• まだまだ客

など様々な状態の見込み顧客の種類がありますので、見込み顧客という一括の分類でなく細かく分類分けして管理しましょう。

顧客管理の情報を絞り込む

顧客管理をする目的を踏まえて、顧客管理情報は絞り込みましょう。

管理する情報が多いと

• 入力量が多くなり、入力が負担になる
• 情報量が多すぎて、どこを見れば良いかわからない

などのデメリットが考えられ、顧客情報を入力することが目的となってしまい、顧客管理を活用するという目的が果たせなくなります。

本来の目的を見失わない程度の情報量を管理しましょう。

顧客管理のルールを決める

顧客管理を徹底するために最初にルールを決めましょう。

• 誰がいつ顧客情報を入力するのか
• 誰がどのレベルまでアクセスできるのか
• どのタイミングで顧客分析をするのか

など、予めルールを決めておきましょう。ルールを決めておく事により、常に最新の顧客情報が共有できる状況になります。

またルールは社内の意見を取り入れ、常にバージョンアップをして運用しましょう。

まとめ

いかがでしたか?

顧客管理やCRMといわれても、複雑な事をしているのだと身構える必要は全くありません。

顧客管理システムがあればPCやスマホで簡単に情報を引き出す事ができます。

どの顧客管理ソフトを使うのか、どのCRMを入れるのかを考え込んでしまう前に、まずは一回実際に「顧客管理」にふれてみてほしいと強く願っています。