あなたにおすすめの領収書の管理方法と領収書保管の注意点

仕事で必要な物を購入した時に必ず領収書をもらい、そして保管します。

サラリーマンでも起業しても領収書をきちんと保管します。

そして

• 経費精算をする
• 会計データに入力する
• 領収書はファイリングする

といった流れで領収書を管理している場合が多いかと思います。

しかし毎月大量の領収書がある場合の管理は本当に面倒で大変です。

できる限り手間のかからない方法で領収書の管理をしたいと思いませんか？

領収書とは？

領収書の保存期限

法人は、帳簿(注1)を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間(注2)保存しなければなりません。
 また、法人が、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、原則としてその電磁的記録(電子データ)をその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。
 ただし、その電磁的記録を出力した紙によって保存しているときには、電磁的記録を保存する必要はありません。

1. (注1) 「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、また、「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。
2. (注2) 平成23年12月税制改正により青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされたことに伴い、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、帳簿書類の保存期間が9年間に延長されました。
    また、平成28年度税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。

引用　https://www.nta.go.jp/taxanswer/hojin/5930.htm

領収書の保存方法

1. 原則的な保存方法
    帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。
    したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。
2. 6年目及び7年目のマイクロフィルムによる保存方法(注)
    帳簿書類の保存は、紙による保存が原則ですが、保存期間の最後の2年間に当たる6年目及び7年目の帳簿書類(一定の書類については最後の4年間)は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができます。
    なお、マイクロフィルムによる保存を行う場合には、一定の基準を満たすマイクロフィルムリーダ又はマイクロフィルムリーダプリンタを設置する必要があります。

   (注) 平成23年12月の税制改正により青色欠損金額の繰越控除制度の規定の適用を受ける場合の帳簿書類の保存期間が9年間に延長されたことに伴い、8年目と9年目においてもマイクロフィルムによる保存を行うことができます。

3. 電磁的記録による保存方法
    自己が電磁的記録により最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類で一定の要件を満たすものは、紙による保存によらず、サーバ・DVD・CD等に記録した電磁的記録(電子データ)のままで保存することができます。
    なお、電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。また、この申請書は、備付けを開始する日の3か月前の日までに提出する必要があります。
4. 一定の書類のスキャナ読取りの電磁的記録の保存方法
    保存すべき書類のうち、次の書類以外の一定の書類については、紙による保存によらず、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことができます。

    なお、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。
    また、この申請書は、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行おうとする日の3月前の日までに提出する必要があります。

   (注) 帳簿については、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことはできません。

   イ 棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算､整理又は決算に関して作成されたその他の書類
   ロ 取引の相手方から受け取った契約書、領収書等及び自己の作成したこれらの写し(記載された金額が3万円未満のものを除きます。ただし、平成27年9月30日以後に行う承認申請については、金額基準が廃止されています。)

5.  電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存
    自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類については、一定の要件の下で、紙による保存によらず、その電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルム(COM)により保存することができます。
    なお、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出して承認を受けることが必要です。また、この申請書は、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行おうとする日の3か月前の日までに提出する必要があります。

引用　https://www.nta.go.jp/taxanswer/hojin/5930.htm

領収書の管理方法

• 会社のルール
• 毎月の枚数
• 社員の人数
• 本店、支店がある

などで領収書の管理方法は様々あるかと思います。

どのような管理方法があるのでしょうか？そして領収書は何のために保存・管理をする必要があるのでしょうか。

目的

領収書は会計データに入力をしたら、その後あまり社内で領収書を確認する事はありません。

確認するとすれば小口現金の残金が合わず、再度領収書の金額をチェックするといったくらいでしょうか。

一度申告が終わったら社内ではほぼ領収書を見る事はないはずですので、会社の倉庫で保管するという社長も多いはずです。

しかし「税務調査」が入った時は、税務署の担当者が領収書をチェックします。

領収書がなければ経費として認めてもらうことは難しく、また実際に経費を使った事の証明になるため、どんな少額の領収書でもしっかり保管をしなくてはいけません。

管理方法1　封筒で月別に保管

どのような封筒でも構いませんが、月ごとに領収書をまとめて1枚の封筒に入れて保管しましょう。

月別にした封筒は事業年度ごとに一カ所で保管しておけば安心です。

また封筒の封をクリップなどで止めておけば、封を取り出した時に落ちてしまうこともありません。

管理方法2　紙に貼付けて保管

領収書を糊で紙に貼付けて保管しましょう。

月別だけでなく日付順で貼付けておくと、後から見返しやすいです。

税務署から見ればこの保管方法が一番チェックしやすいかと思いますが、領収書の枚数が多ければ貼付ける手間が負担となります。

管理方法3　ノートに貼付けて保管

領収書の枚数が少ない場合は、普通のノートに貼付けて保管しましょう。

ノート1冊にまとめる事ができれば保管のスペースも小さくて済みますので、7年間の保存も負担になりません。

領収書管理の注意点

何のために使ったのか？

大きな金額は覚えているかもしれませんが、小さな金額の場合は「この経費は何のために使ったんだろう…」と自分でもわからなくなってしまう可能性があります。

会計入力時にも科目がわかるように領収書には「何のために使った経費なのか？」がわかるようにメモ書きをしておきましょう。

感熱紙は文字消えに注意！

保管していた領収書をチェックしようと思ったら、文字が薄くて見えない！と困った経験をしたことはありませんか？

感熱紙の領収書は文字が消えてしまう事があります。

色々な角度から見れば文字が薄く見えてくるということもありますが、細かい数字などの判断ができない場合もあります。

そんな事がないように

• コピーをとる
• スキャンしておく
• 領収書のスペースに金額や品名を書いておく

など事前に対策をしておきましょう。

まとめ

領収書の保管はできる限り手間のかからない方法で、そして見返しやすい管理方法をしていきたいものです。

領収書は大きさも違えば、月ごとで領収書の枚数も大きく変動しますので一定のルールで管理をしないとバラバラになってしまいます。

領収書は大事な書類です。紛失してはいけない大事な書類です。

ルールを決めて、そのルールを守り、しっかりと管理していきましょう。

ルールはシンプルに、かつ少ないステップで管理できるようにしましょう。