1日の作業時間が10分で終わる！『仕組み』の作り方

ビジネスを運用し始めると、

・仕事に追われて時間が足りない
・プライベートの時間がとってもすくない
・部下やスタッフがうまく動いてくれない

といった場面が何度も起きていませんか？

これらすべて、あなたのビジネスに『仕事』が仕組み化できていないことが原因です。

いち早く、めんどくさい作業や仕事から解放されなければなりません。

もしビジネスに『仕組み』がなければ、従業員は育たず、

管理がしにくく仕事が遅くなります。

そうならないために、今回は1日の作業を10分で終わる方法をお伝えします。

仕事の『仕組み』って何？

・自分の仕事をアルバイトや従業員がしても同じ仕事ができるようにする

つまり、自分がやらなくても仕事がすすむようなマニュアルや環境を構築することを仕組み化といいます。

キーポイントは『だれが、いつ、何度やっても、同じ結果を生み出すシステム』という風に意識していきましょう。

なぜ『仕組み』は必要なのか？

仕組みがなければ、あなたは一生、自分だけの力で仕事をし続けるほかありません。

仕事を一から教えて、また新人が入ってきたら同じことを教える。

仕組みを作ることであなたが現場にいなくても、
スタッフはそれをみて実践すればできるようになっています。

たとえば、コンビニもフランチャイズといって
成功した経営や商品提供のノウハウを仕組み化して
どんなひとでも経営ができる仕組みになっています。

だれがみても同じ結果がでるやり方こそ『仕組み』です。

仕事の効率化には、『仕組み』が最重要

仕事をしていていると、時間をかけるほど
達成感を感じたり、やった感がでて満足します。

ですが、無駄な作業に時間を費やしています。

時間をいかに大切に効率よく活用するのか？

自分がやらなくても、仕事が進む仕組みを作ることで
時間を効率よく作ることができます。

優先的に『仕組み』を作るべき仕事とは？

仕事の種類は大きく分けて2つ。

『作業系』と『思考系』です。

『作業系』…ルーティンワーク、書類作成、帳簿作成、会議の準備、朝礼、片付けなど。

『思考系』…頭を使って考える仕事、新規ビジネスモデルの構築、人事採用、企画立案、など。

日々の仕事の中で、優先的に仕組み化すべきなのは『作業系』になります。

仕組みを考える前に、一日の仕事でやっている内容をリストにしましょう。

リストの一覧表から、作業系と思考系の仕事に分けることを実践してください。
これが仕組み作りのステップ1になります。

『作業系』から『思考系』の仕事を増やして売り上げUP

思考系の仕事は、集客や営業の仕組み構築、ビジネスモデルの考案といった
長期的に売り上げをあげるために重要な仕事になります。

ただ、売り上げに直結しない作業系の仕事に時間を消費すると
一日の仕事の8割は作業系の仕事で終わります。

そうならないためにも、8割は思考系の時間になるような
仕事の仕組みを整えることに集中していきましょう。

『仕組み』を作る大三原則

仕組みを作るときのポイントは、『才能』『モチベーション』『記憶力』に頼らなくても
仕事が進む環境を作ることがポイントです。

原則1：才能に頼らない

自分ですべてこなしてしまう才能の高い人は、
いつまでも自分で仕事を抱え込んでやってしまいがちです。

これでは、従業員やアルバイトに仕事が渡らずいつまでも成長をしません。

特別な才能がない人、アルバイトや学生でも、マニュアルと同じようにやれば
ある程度の結果が生み出せる流れを作ることが重要です。

原則2：モチベーションに左右されない

人間は毎日モチベーションに左右されながら生活をしています。
めんどくさいと感じて仕事に手が付かないときは多々あります。

モチベーションに左右されないためにも、チェックリストを作成して
順番にこなしていけば作業が完了する流れをあらかじめ仕組み化しておくことが重要です。

仕事に取り組むときのハードルを下げることができます。

原則3：記憶に頼らない

打ち合わせや社内会議が終わってすぐに解散。
これでは、内容が全員理解できずに理解にばらつきがでます。

そこで、まとめた議事録は全員でシェアできる仕組みを構築しましょう。

lineグループ・スカイプ・チャットワークといったサービスを使えば情報のシェアは簡単です。
正しい情報の共有をしていきましょう。

『仕組み』を生み出す“7つの習慣”

●習慣1：いかに楽ができるか

めんどくさい、やりたくないと思う作業を楽にできるかを考えましょう。

●習慣2：シンプルなやり方にする

一つの仕事を分けて考えることでシンプルな作業になります。

たとえば、料理のレシピをイメージしてください。

たとえば、ハンバーグの作り方なら

どのくらいの数量で、何分程度、いくらくらい。

といったように数字で管理できるようにしましょう。

●習慣3：記憶ではなく記録する

メモやTODOリストをスマホやパソコンで作成して
会議の内容や重要な事項はまとめましょう。

グーグルカレンダーやスプレッドシートは
パソコンさえあればどこでも共有できます。

●習慣4：わからないことはすぐに専門家に聞く

いつまでもわからないことで悩まないでください。
あなたの悩みをすぐに解決できる専門家や経験者に
電話やメールで連絡をとれる体制をつくるのも仕組みづくりのポイントです。

●習慣5：自分の仕事を時間給で判断する

～時間給の計算方法～

自分の時間給＝年収÷年間実働日数÷1日の労働時間　で計算できます。
※年間を月間にしてもかまいません。

自分のしている仕事の時間給はいくらなのか？
もし時間給を下げる仕事であれば、ほかの人にやってもらう。

これで、売り上げも上がります。

●習慣6：上手くいっている人のまねをすること

成功パターンをすばやく仕組みにするなら、
すでに成功している人のやり方をそのまま仕組みに変換できるか考えましょう。

●習慣7：自分の『仕組み』で人を動かす

あなたは他の人が作った仕組みで動きたいですか？
それとも自分の作った仕事で動きたいですか？

自分のルール作りや理想の状態で仕事が進む環境を作るためにも必ず仕組みを作ってください。

成功したやり方を仕組みに変える方法

日々の仕事のなかで、成功したやり方や効率的に進めたやり方は
マニュアルを作成して整理すれば、従業員でもできるようになります。

その方法をステップ形式でお伝えします。

■ステップ1：上手くできた理由を分析する

たとえば、プレゼンテーションが苦手な人でもプレゼンテーションがうまくできる仕組みを作るとすれば

・どんな服装だったか

・プレゼンに使った時間はどのくらいか

・プレゼンの資料内容と構成は何か

・声のトーン、身振り手振りは何か

といったように、結果に結びつく要因を洗い出してみましょう。

そして先ほどの習慣でもお伝えしたように、
得たい結果がある場合、経験者や専門家の人に事前にうまくいく方法を聞いておきましょう。

そこで得たノウハウを仕組みとしてマニュアル化するのも手です。

■ステップ2：データ化して改善できる状態にする

ステップ1で分析した内容は必ずデータにしましょう。

メモ帳のタイトルに、第一回プレゼンテーション　成功例：要因
といったようにデータとしてまとめていくことで、
同じ仕事を繰り返していく中で成功するときの共通点が見つかります。

その共通点を改善してまとめることで精度の高いマニュアルが完成します。

一回仕組みを作れば終わりではなく、改善して精度を上げるということも
意識して取り組むことが大切です。