必見！今さら人に聞けないファイリングの必要性と保存期間

起業して困る事や長く会社を経営していて困ることとして「書類の整理や保管＝ファイリング」が考えられます。

どれだけ整理をしても日に日に増えていく書類…。

保管場所がなく机の上に積まれた書類…。

などを自分の周りだけでなく、色々な会社でも目にすることがあります。

ファイリングといっても様々な方法があり、工夫次第で一気に片付けることができますが、実際は後回しになっていまうことが多いのではないでしょうか？

必要な書類がきちんとファイリングされていれば、あなたの仕事はよりスムーズに進みます。

その理由を一緒に学んで行きましょう。

ファイリングとは

ファイリングとは？

ファイリングとは「書類を整理、保管すること」です。

しかしただ整理、保管をすればいいわけではありません。必ずルールを守って書類を整理、保管することが必要です。

ルールは会社によって様々ですが

• 保管期間
• 廃棄方法
• タイトルや見出し
• ファイリングの分類
• ファイルのカラー

などがあげられます。

ルールがないと社員によりファイリングの方法が様々となるので目的の書類が探しにくく、またばらつきがあるので見た目もよくありません。

ファイリングの必要性

そしてただ保管していいればいいわけでもありません。誰もが簡単に書類を探し出せるように保管しなければいけません。

書類が見つからず、長い時間かけて探していたら意外な場所から見つかった…。
書類が見つからず、長い時間かけて探していたけど見つからなくてもう一度書類を最初から作った…。

という経験をした方はたくさんいるかと思います。ほとんどの方が一度や二度は経験しているのではないでしょうか。

サラリーマンが一年間に書類などを探す時間がなんと6週間と言われています。

経営者の方は笑えない数字ではないでしょうか。

この物を探している6週間にも給与を支払っていると考えたら、今すぐ改善をしなくてはいけないという気持ちになります。

書類の保存期間

書類には決まった保存期間があります。

引用　http://www.e-somu.com/business/document/document_top

◎経理・税務

文書名	起算日	根拠条文	年限
計算書類および附属明細書 （貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表）	作成した時	会社法435	10年
会計帳簿および事業に関する重要書類 （総勘定元帳､各種補助簿、株式申込簿、株式割当簿、株式台帳､株式名義書換簿、､配当簿、印鑑簿など）	帳簿閉鎖の時	会社法432 ※会社法に規定される「会計帳簿および事業に関する重要な資料」は主なものを挙げた。
取引に関する帳簿 （仕訳帳､現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳､、買掛帳など） ※証憑書類のうち取引に関する事項（法人税法施行規則の別表22に定める記載事項の全部または一部）を帳簿に記載することに代えて、記載されている書類を整理保存している場合の書類を含む	帳簿閉鎖日および書類作成日・受領日の属する事業年度終了の日の翌日から２か月を経過した日（当該事業年度分の申告書提出期限の翌日）	法人税法施行規則59、67 ※2001年３月31日以前に開始した事業年度については、保存年限６年（国外関連者との取引に際して作成された一定の書類）のものと、保存年限５年（棚卸資産の取引に際して作成された一定の書類）のものがある。	７年
決算に関して作成された書類 （上に挙げた、会社法で10年保存が義務づけられている書類以外）
現金の収受、払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類 （領収書、預金通帳、借用証、小切手、手形控、振込通知書など）
有価証券の取引に際して作成された証憑書類 （有価証券受渡計算書、有価証券預り証、売買報告書、社債申込書など）
取引証憑書類 （請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など）
電子取引の取引情報に係る電磁的記録 （取引に関して受領または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項の記録）		電子帳簿保存法施行規則８
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、配偶者特別控除申告書､保険料控除申告書	法定申告期限	国税通則法70～73
給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書	課税関係終了の日
源泉徴収簿（賃金台帳）	法定申告期限
課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等 （５年経週後は、帳簿または請求書等のいずれかを保存）	課税期間末の翌日から２ヶ月を経過した日	消費税法30、消費税法施行令50、消費税法施行規則15の3
資産の譲渡等、課税仕入、課税貨物の保税地域からの引取りに関する帳簿	課税期間末の翌日から２ヶ月を経過した日	消費税法58、消費税法施行令71
監査報告 （本店備置き分。支店備置き分はその謄本を３年保存）（監査役設置会社等の場合）	株主総会の１週間（取締役会設置会社は２週間）前の日	会社法442	５年
会計監査報告 （本店備置き分。支店備置き分はその謄本を３年保存）（会計監査人設置会社の場合）
会計参与が備え置くべき計算書類、附属明細書、会計参与報告 （会計参与設置会社の場合｡会計参与が定めた場所に備置き）		会社法378
金融機関等が保存する非課税貯蓄申込書、非課税貯蓄申告書、非課税貯蓄限度額変更申告書、非課税貯蓄異動申告書、非課税貯蓄勤務先異動申告書、非課税貯蓄廃止申告書などの写し	これらの申告書、退職等に関する通知書等の提出があった年の翌年	所得税法施行令48、所得税法施行規則13、租税特別措置法施行令2の21、租税特別措置法施行規則3の6
金融機関等が保存する海外転勤者の財産形成非課税住宅貯蓄継続適用申告書、海外転勤者の国内勤務申告書などの写し
金融機関等が保存する退職等に関する通知書

 

◎人事・労務

文書名	起算日	根拠条文	年限
重要な人事に関する文書	法律等による保存年限はないが、文書の性格上、永久保存が必要と考えられるもの		永久
労働組合との協定書
従業員の身元保証書	作成日	身元保証二関スル法律１、２	５年
誓約書などの種類
雇用保険の被保険者に関する書類 （雇用保険被保険者資格取得等確認通知書、同転勤届受理通知書、同資格喪失確認通知書（離職証明書の事業主控）など）	完結の日 （その適用事業所を退職等した日。以下同じ）	雇用保険法施行規則143	４年
労働者名簿	死亡・退職・解雇の日	労働基準法109、労働基準法施行規則56	３年
賃金台帳 （国税通則法では７年保存を義務付け）	最後の記入をした日
雇入れ・解雇・退職に関する書類	退職・死亡の日
災害補償に関する書類	災害補償の終わった日
賃金のその他労働関係の重要書類 （労働時間を記録するタイムカード、残業命令書、残業報告書など）	完結の日
企画業務型裁量労働制についての労使委員会の決議事項の記録	有効期間の満了後	労働基準法施行規則24の2の3
労使委員会議事録	開催日	労働基準法施行規則24の2の4
労災保険に関する書類	完結の日	労働者災害補償保険法施行規則51
労働保険の徴収・納付等の関係書類		労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則70
家内労働者帳簿	最後の記入日	家内労働法施行規則24
派遣元管理台帳	契約完了の日	労働者派遣事業法37
派遣先管理台帳		労働者保険事業法42
身体障害者であることを明らかにすることができる書類 （診断書など）	死亡・退職・解雇の日	障害者の雇用の促進等に関する法律施行規則45
家内労働に関する帳簿	最後の記入日	家内労働法施行規則24
雇用保険に関する書類 （雇用保険被保険者関係届出事務等代理人選任・解任届など。労働保険の保険料の徴収等に関する法律または同施行規則4による書類は３年）	完結の日	雇用保険法施行規則143	２年
健康保険・厚生年金保険に関する書類 （被保険者資格取得確認および標準報酬決定通知書、標準報酬改定通知書など）		健康保険法施行規則34、厚生年金保険法施行規則28

 

◎労働安全衛生

文書名	起算日	根拠条文	年限
クロム酸等の空気中における濃度の定期測定記録	作成日	特定化学物質障害予防規則|36	30年
特別管理物質についての作業の記録	当該事業場において常時当該作業に従事することとなった日	特定化学物質障害予防規則|38の４
放射線業務従事者の線量の測定結果記録 ※当該記録を５年保存した後、厚生労働大臣が指定する機関に引き渡すときはこの限りでない	作成日	電離放射線障害防止規則９
電離放射線健康診断個人票 ※当該記録を５年保存した後、厚生労働大臣が指定する機関に引き渡すときはこの限りでない		電離放射線障害防止規則57
特別管理物質を取り扱う業務に携わる労働者の特定化学物質健康診断個人票		特定化学物質障害予防規則40
粉じん濃度の測定記録、測定結果の評価記録		粉じん障害防止規則26、26の2	７年
じん肺健康診断記録、じん肺健康診断に係るエックス線写真		じん肺法17
一般健康診断個人票		労働安全衛生規則51	５年
有機溶剤等健康診断個人票		有機溶剤中毒予防規則30
鉛健康診断個人票		鉛中毒予防規則54
四アルキル鉛健康診断個人票		四アルキル鉛中毒予防規則23
特定化学物質健康診断個人票 ※クロム酸等は３０年		特定化学物質障害予防規則40
高気圧業務健康診断個人票		高気圧作業安全衛生規則39
高圧室内業務の減圧状況の記録		高気圧作業安全衛生規則20の２
線量当量率の測定の記録		電離放射線障害防止規則54
放射性物質の濃度測定の記録		電離放射線障害防止規則55
放射線事故に関する測定の記録		電離放射線障害防止規則45
安全委員会議事録		労働安全衛生規則23	３年
衛生委員会議事録
安全衛生委員会議事録
救護に関する訓練の記録		労働安全衛生規則24の4
危険・有害業務に従事するときの安全衛生のためのときの安全衛生のための特別教育の記録		労働安全衛生規則38

 

◎総務・庶務

文書名	起算日	根拠条文	年限
定款	法律等による保存年限はないが、文書の性格上、永久保存が必要と考えられるもの（会社法31、特許法67など）このほか、次の文書を永久保存している会社もある。 ●株主総会議事録 ●取締役会議事録（役員会議事録） ●稟議書、重要決裁文書 ●財務諸表および附属明細書、税務申告書 ●固定資産台帳および固定資産の取得・売却に関する書類 ●顧客名簿 ●印鑑登録簿 ●外部団体加入・脱退関係書類など		永久
株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿
登記・訴訟関係書類（権利証など）
官公庁への提出文書、官公署からの許可書・認可書、通達などに関する重要な書類
知的所有権に関する関係書類（特許証や登録証、特許料や登録料の受領書など）
社規・社則およびこれに類する通達文書
効力の永続する契約に関する文書
重要な権利や財産の得喪等に関する文書
社報・社内報、重要刊行物
製品の開発・設計に関する重要な文書
株主総会議事録 （本店備置き分。支店備置き分はその謄本を５年保存）	株主総会の日	会社法318	10年
取締役会議事録	取締役会の日	会社法371
監査役会議事録	監査役会の日	会社法394
委員会議事録 （指名委員会、監査委員会、報酬委員会）	委員会の日	会社法413
重要会議の記録	記録作成の日
満期または解約となった契約書	満期または解約の日
製品の製造、加工、出荷、販売の記録 ※民法724の規定では、20年が期限	製品の引渡し日	製造物責任法５、６
事業報告 （本店備置き分。支店備置き分はその謄本を３年保存）	株主総会の１週間 （取締役会設置会社は２週間）前の日）	会社法442	５年
有価証券届出書･有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出（報告）書の写し	内閣総理大臣に提出した日	金融取引法25
産業廃棄物管理票（マニフェスト）の写し	管理票の写しを受領した日	廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則8の26
産業廃棄物処理の委託契約書	契約終了日	廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則8の4の3
契約期限を伴う覚書・念書・協定書など	契約期間終了の日
重要な内容の発信・受信文書	発信・受信日
四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し	内閣総理大臣に提出した日	金融商品取引法25	３年
官公署関係の簡易な認可・出願等の文書	出願・受領日
業務日報、社内会議の記録、軽易な契約関係書類、参照の必要性のある文書など	記録・作成日
臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し	内閣総理大臣に提出した日	金融商品取引法25	１年
当直日誌、軽易な往復文書、受信・発信文書、通知書類・調査書類・参考書類など	記入日、作成日

※最新の情報は各自お問い合わせ頂きご確認お願い申し上げます。

おすすめのファイリング方法‐紙資料編‐

ボックスファイルと見出し付きクリアホルダでファイリング

引用　http://www.askul.co.jp/

書類の種類ごとにボックスファイルで管理し、かつ見出し付きのクリアホルダで細分化して管理をします。

見出しをつける事で書類を出さなくても簡単に書類を見つける事ができます。

見出しはまずは手書きで仮で書いておき、定期的にテプラで作成するとよりきれいにまとまります。

ボックスファイルには書類の内容だけでなく、保存期限や保管ルールも明記しておきましょう。

資料をわけないで四半期ごとでファイリング

書類の種類ごとにあえてわけず、四半世紀ごとにわけて保存しましょう。

書類の種類をわけないことで、必ずそこに保管されていることがわかるので書類を見つけやすくなります。

書類の数が多くなく、スタッフの人数も少ない会社にはおすすめの保管方法です。

細かいルールの設定も必要なく、新入社員が入ってきてもすぐに対応できるファイリング方法です。

おすすめのファイリング方法‐デジタル編‐

OCR機能で1つのフォルダでまとめてファイリング

OCR機能とは

「Optical Character Reader」 の略で、スキャナから印刷物の内容を取り込む時に、通常は画像として取り込まれる文字を、編集や検索対象となるテキストとして読み取ることができる機能のことです。

OCR 機能を使用しない通常の読み込みでは、文字はグラフィックとして取り込まれ、テキストの編集を行うことはできません。

引用　https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/649.html

書類を紙として保存するだけでなく、上記OCR機能を使って保存をすることによりパソコンで簡単に検索する事ができます。

OCR機能はスキャンスナップを使用すると簡単にできます。

またスキャンスナップの初期設定でDropBoxに共有設定が可能です。

1.クイックメニューで、「Dropbox に保存」アイコン をクリックします。

　⇒「Dropbox に保存」画面が表示されます。

2.プレビューで読み取り結果を確認します。

「Dropbox に保存」画面では、ファイル名を変更したり、Dropbox フォルダーを指定したりできます。

3.［保存］ボタンをクリックします。

　⇒イメージデータが、Dropbox フォルダーに保存されます。

引用　http://www.pfu.fujitsu.com/imaging/downloads/manual/advanced/v62/jp/common/qm_dropbox.html

ファイリングの3つの注意点

ファイリングに時間をかけすぎない！

ファイリングを始めると、時間をかけてしまう事があります。

きれいにまとめようとあれこれ手間をかけてしまい、ファイリングをする事自体に時間をかけすぎて、本来の仕事がおろそかになってしまったら本末転倒です。

ファイリングは仕事がよりスムーズに進むために必要な作業です。

本来の目的を忘れずに、手間をかけすぎないようにしましょう。

不要な書類は保管しない！

ファイリングをする時は必要な書類やデータのみファイリングをしてください。

何でもファイリングしようとすると

• 広い保管場所が必要
• 書類が見つけにくい
• 量が多くなり、ファイリングが後回しになってしまう

など様々な問題点が出てきます。

ファイリングが必要な書類かどうかの判断がすぐにできない場合は「検討中」ボックスのような保管場所を用意しておき、一日の最後や毎週金曜日などに時間を決めて判断をしましょう。

タイトルは同じスタイルで統一しよう！

書類のタイトルは同じスタイルで統一しましょう。

• 第〇期会計資料
• 20〇〇年経理資料

上記が2種類あると、経理系の書類をどちらに保管していいかわからず、また探すときも2つのファイルを探さないといけなくなります。

表記は同じスタイルで統一して迷いが出ないようにしましょう。

また

• 人事系、人事関連
• 経理系、経理関連
• 工事系、工事関連

など「〇〇系」「〇〇関連」とつけないようにしましょう。「〇〇系」「〇〇関連」は便利な言葉なのでついファイリングのタイトルとして使用したくなりますが、便利すぎるため色々な書類が混ざってしまう可能性が高くなります。

• 人事系、人事関連　⇒　20〇〇年度履歴書、20〇〇年度面談シート
• 経理系、経理関連　⇒　第〇期現金領収書、第〇期仮払い精算書
• 工事系、工事関連　⇒　20〇〇年度工事契約書、20〇〇年度工事計画書

など一目でわかるタイトルにしましょう。

まとめ

ファイリングは仕事をスムーズに進めるためには必要ですが、あまり凝り過ぎて時間をかけすぎてもいけません。

きれいな見た目は大切ですが、ファイリングをすることが仕事になってはいけません。

あなたの業態、事務所の広さなどを考えながら、一番適したファイリング方法を見つけてください。

そして書類を探す無駄な時間を無くしてください！