今すぐ導入しよう！業務の効率化を図るタスク管理ツール5選

スムーズに仕事を進めるためには、タスク管理は欠かせません。

仕事が増えれば増えるほど、重大な仕事が抜けないように、的確な管理が必要になります。

しかし、ノートやパソコンを使って手作業で管理していると、抜けが出てしまうこともあるでしょう。

そんな悩みを解決するためには、タスク管理ツールを導入してみませんか？

そこで今回はタスク管理ツールの特徴やメリット、おすすめのタスク管理ツールをまとめてみました。

タスク管理とは？

タスクはコンピューターの世界では、作業の最小単位として使われていました。

最近ではビジネスにおいても取り入れられていますが、意味に違いはあるのでしょうか？

まずは言葉の意味から調べていきましょう。

ビジネスでは小さい単位の仕事や作業のこと

タスクとは小さな単位の作業で、コンピューター世界と同じ意味で使われています。

そのため、仕事を細分化し、誰に作業を割り振るか決められるでしょう。

また、いくつかの作業を同時に進める時にはマルチタスクが必要です。

複数のタスクをこなすことで1つの大きな仕事になるものをプロジェクトと言います。

どんな仕事であっても、タスクに分けることで、正確な作業量が分析しやすくなります。

仕事を効率化できる

細かく作業を洗い出すことによって、行うべき仕事がはっきりとわかります。

また、タスクを管理すれば行うべきステップが決まり、仕事の効率化が図れるでしょう。

どんな作業であっても、効率的に順序を決められますし、担当者がわかりやすくなることもメリットです。

責任の所在がわかりやすくなりますし、どこで仕事が詰まっているかも明確になります。

仕事の効率化を図るのなら、タスク管理を取り組んでみてはいかがでしょうか？

おすすめのタスク管理ツール5選

さて、タスク管理を行うときには、手作業よりツールを取り入れた方が効果的です。

とは言っても、さまざまなツールがありますので、どれを選べばいいか迷ってしまいますよね。

そんな悩みを抱えているあなたのために、おすすめのタスク管理ツールを5選形式で厳選しました。

ぜひあなたもタスク管理ツールを取り入れて、仕事の効率化を行ってみてください。

chatwork

URL  https://www.chatwork.com/login.php?lang=ja&args=

chatworkは企業向けのコミュニケーションツールとして、大きな人気を集めているツールです。

チャットでコミュニケーションを取りながら、タスク管理が可能であることが大きなメリットです。

作業の指示や手順はチャット、作業はタスク管理で依頼しておけば、いつまでにどんな作業があるかがわかります。

プロジェクトチーム同士でチャット部屋の作成もできるため、大幅な効率化に期待できるでしょう。

チャットとタスク管理だけでなく、ファイルの共有機能、ビデオ通話機能と必要な機能が数多く揃っています。

数多くの企業が取り入れており、chatworkを使ったことがない人も少ないでしょう。

chatworkは無料プランと有料プランに分かれており、用途に合わせて使い分けできることが特徴です。

無料のフリープランでも、14のグループチャットに参加可能、5GBのストレージなど優秀な機能が備わっています。

有料プランになると、グループ制限はなし、ストレージ容量の増大、複数人のビデオ通話が可能。

まだchatworkを利用したことがないなら、ぜひ一度は試してみてください。

Trello

URL  https://trello.com/

Trelloは、まるでふせんを使うようにタスク管理ができるツールです。

タスクはカードを追加していき、進捗状態に合わせて移動させるだけでOKです。

無料ツールでありながらシンプルに使える機能性から企業、個人問わず導入が進んでいます。

Trelloはプロジェクトチーム内で使用する管理ツールとしてもおすすめ。

追加されたタスクを誰が請け負うのか明確になりますし、タスクカードの位置で進捗状態が明確にわかります。

また、パソコンだけではなくスマホアプリも展開していることがメリットです。

日本語化に対応しているため、スマホへの導入作業も困ることはありません。

非常に自由度の高いツールなので、幅広く使ってみてください。

Wunderlist

URL  https://www.wunderlist.com/ja/

シンプルisベストと言わんばかりに使いやすさを重視したWunderlisですが、

タスク管理ツール初心者でも利用しやすく、万人が使いやすい操作性にこだわっています。

そのため、企業のみならず、個人のスケジュール管理としても活用できるでしょう。

「ToDo管理」「タスク管理」「リマインダー」としての機能があるので、快適な管理ができます。

ITやツールのことがわからない作業メンバーがいるなら、Wunderlistがおすすめです。

また、スマホアプリもシンプルに仕上がっており、直感操作ができるデザインです。

難しい操作を覚える必要がないため、すんなりと導入できるでしょう。

Wrike

URL  https://www.wrike.com/login/

一般的なツールと比べ、上級者向けの機能が入ったWrikeですが、

タスクは登録するだけでなく、時系列の前後関係を設定できることが特徴です。

時系列の設定を行うことで、自動的にガントチャートが表示されるため、作業の効率化が測りやすいです。

そのため、作業を複数分担するようなタスクでは、効果的に活躍してくれるでしょう。

例えば、開発環境のプロジェクトチームではエンジニア、デザイナーなど、役割が大きく異なるチームもあります。

役割の違うチーム内でタスク管理を行うときでも、関係のある作業を明確にできます。

また、ガントチャートは割り込みタスクに対応していることがメリットです。

スケジュール内に作業を導入すれば、自動的にスケジュールが変更されます。

わざわざ手作業でタスクをずらすと、大きな手間になってしまいます。

スケジュール管理を徹底したいなら、Wrikeを利用してみてはいかがでしょうか？

Asana

URL  https://asana.com/ja

ToDo管理、ドキュメント管理、スケジュール管理など、汎用性のあるAsanaですが、

Facebookに携わっていたエンジニアが作ったツールであり、非常に人気を集めています。

グループミーティング中に、議事録作成・タスク管理・スケジュール管理が行えることが特徴です。

ムダな機能を一切取り付けず、シンプルで使いやすさを重視しており、使いやすいと評判です。

スマホからでも確認しやすいデザインになっているので、外出先でもタスク管理に参加できるでしょう。

また、無料トライアル期間があるため、本格的な導入前にお試しで導入ができることがメリットです。

Asana導入を検討しているなら、まずは無料トライアルから始めてみてください。

タスク管理を成功させる3つのコツ

ツールを導入しても、正しく使いこなさなければ、タスク管理はできません。

タスク管理を成功させるためには、3つのコツを押さえる必要があります。

1. 「目的と手段を勘違いしない」
2. 「余裕を持ったスケジューリング」
3. 「シンプルで使いやすいツールを運用する」

の3つです。

それぞれのコツを見ていきましょう。

その1　目的と手段を勘違いしない

タスク管理は目標を達成するための手段です。

管理することが目的ではなく、仕事を達成しなければ意味はありません。

目的と手段を勘違いしてしまい、タスク管理にばかり気を取られていては、仕事はこなせないでしょう。

もちろんタスクの整理ができていないと、目的が明らかにならないため、タスク管理は重要です。

効率的に仕事を進めるためにも、ムダなタスク管理は避けましょう。

その2　余裕を持ったスケジューリング

タスク管理を行うときには、ある程度余裕を持たせたスケジューリングをしてください。

スケジュールをギチギチに詰め込む方もいますが、ムリな作業を行うのは効率的ではありません。

誰しも一度組んだタスクが、思い通りに進まないとモチベーションが低下してしまいます。

そのため、定期的にスケジュールを見直し、ムリのないタスク管理を心がけてください。

その3　シンプルで使いやすいツールを運用する

どれだけ機能性のあるツールを導入しても、使いこなせなければ意味はありません。

優れたツールを利用するよりも、シンプルで使いやすいツールの方が、効果的な管理が行えます。

一人だけが使いこなすより、メンバー全員が使いこなせる方が、作業は効率化されますよね。

ただし、明確に使用用途が決まっている場合は、適したツールを選ぶべきでしょう。

まとめ

タスク管理は効率的に仕事を進めるために、必須なスキルです。

しかし、管理する量が増えれば増えるほど、正確なタスク管理が必要になります。

そんなときには、タスク管理ツールを導入し、作業の手間を削減しましょう。

ぜひ効率的に作業を進めるためにも、タスク管理を行ってみてください。