リモートワークのメリット・デメリットとオススメのツール3選
2020年、今大きくビジネスを取り巻く環境が変わりつつあります。
それまで当たり前のように毎日電車に乗り、バスに乗り、出社していたオフィスに通えなくなる日々がそこまできています。
現にもう自宅やシェアスペースでリモートワークをしている人も多いでしょう。ではリモートワークするためにどんな準備が必要なのでしょうか？
リモートワークとは？
リモートワークとは「オフィスや事務所に出社しなくても働くことができる」新しいスタイルの働き方です。
自宅やカフェ・シェアオフィスなど自分の環境に合わせた場所で働くことができます。
リモートワークのメリット・デメリット
メリット1 無駄な時間を有効活用できる
自宅でリモートワークをする場合、移動時間がありません。会社まで往復1時間かかったとしたら、その時間も仕事ができることとなります。
また一人での作業となるので、集中力が増して仕事量が増えたという人も多くいるようです。
メリット2 コスト削減
企業側のメリットとなりますが、それまで当たり前に支給をしていた通勤交通費などのコストが発生しません。
またリモートワークが会社で徹底されれば、オフィスさえ不要となり家賃が発生しません。
デメリット１ 孤独になりやすい
オフィスで仕事をしている時は周りのスタッフや上司に気軽に相談できますが、リモートワークだと気軽に相談することができない状況となります。
今はLINE・チャットワークなど様々なツールですぐに連絡が取れることがほとんどんですが、それでも距離は遠く感じ孤独を感じる人もいるかもしれません。
デメリット２ 誘惑が多い
集中できる人もいれば、気心しれた自宅等で仕事をする場合どうしても誘惑に負けて、テレビを見てしまう・お菓子を食べてしまう・横になってしまう、などの誘惑に勝てない人もいるかと思います。
誰かが見張っている訳ではありませんので、常に自分と戦わなくてはいけません。
リモートワークをするときにオススメのツール３選
その1 チャットワーク
特徴
インターネット上で利用できるチャット（会話）ツールです。 利用登録した後はインターネット回線がある場所からであればどこからでも利用できます。
機能
- グループチャット
複数人が参加するグループチャットでコミュニケーションができます。メッセージの返信・引用・編集・削除機能や、絵文字を活用して、素早く正確に情報共有をすることが可能です。
- タスク管理
コミュニケーションの中で生まれたやるべきタスクを作成し、管理することができます。依頼したタスクのやり忘れや漏れがなくなります。
- ファイル共有
ワードやエクセル、画像ファイルなどをチャットワーク上で共有できます。チャットメンバーはいつでもクラウドからダウンロードして閲覧することが可能です。
- ビデオ通話/音声通話
パソコンのマイク・カメラを使って、無料でビデオ通話や音声通話をすることができます。遠隔地の取引先と連絡を取りあったり、外出中でも会議に参加することができます。
参考URL http://www.chatwork.com/ja/
チャットワークの使用方法
①チャットワークを新規登録しよう
上記ページよりメールアドレスを登録してチャットワークを新規登録しましょう。
②プロフィール画面を追加しよう
プロフィール画面を設定すると誰が発言したのかがわかりやすくなります。できれば顔写真を使用してください。
③通知音を設定しよう
チャットワークの魅力はリアルタイムでやり取りができることです。メッセージが届いていることに気が付かずに放置をすることがないよう通知音を設定しましょう。
通知音の種類やボリュームは選択できます。
④未読メールの通知設定をしよう
メッセージの未読を防止するために、一定時間見ていない未読メールを通知するように設定しましょう。
時間は「通知しない」から「24時間ごと」まで選択できます。
⑤スマホアプリをダウンロードしよう
スマホアプリをダウンロードして、携帯でもメッセージがチェックできるようにしましょう。iPhoneもアンドロイドも無料でアプリがダウンロードできます。
携帯を併用することにより、電車の移動中や土日の緊急連絡まで対応可能となり、仕事が効率化されます。
携帯にも通知機能があるので、メッセージが届くとすぐにわかります。
⑥実際にメッセージを送ってみよう
最初は「マイチャット」でメッセージ投稿の練習をしましょう。マイチャットは自分にしか見ることができないチャットです。
失敗しても大丈夫ですのでマイチャットで色々なメッセージを投稿し、機能をチェックしてみましょう。
メッセージは
- 編集
- 返信
- 引用
- 削除
が可能です。
⑦タスク機能を使ってみよう
タスク管理で
- 担当者
- 期限
- 内容
上記を管理することができます。またタスクが終わると担当者から報告が自動的に入るので、タスクのチェック漏れがありません。
参考URL http://www.chatwork.com/ja/
その２ Slack
特徴
会話ごとに整理
溜まり過ぎている受信箱の代わりに、 Slack ではチャンネルという専用スペースで会話が交わされます。
チーム全員が常に現状を把握
Slack では簡単に会話の流れを追ったり、手軽に検索可能なアーカイブで重要な情報を見つけることができます。
優先度を付けてみよう
メールとは異なり、Slack ではどれが重要な会話でどれが優先順位の低いものかなど、自分で選ぶことが可能です。
参考URL https://slack.com/intl/ja-jp/
料金プラン
引用元 https://slack.com/intl/ja-jp/pricing
その3 zoom
ZOOMの特徴
URLのワンクリックで参加できる
指定のURLを指定の時間にクリックすることで、打ち合わせにすぐに参加することができます。
Skypeの場合は事前にインストールをしてアカウントの取得が必要となりますが、ZOOMはURLをクリックするだけで、すぐに使用可能となります。
50名まで同時参加可能
ZOOMでは同時参加が50名まで可能です。
普通にリアルで集まっても50名の人を同じスペースに集めるには、
- 会場の用意や費用
- 事前連絡
など多くの手間がかかってしまいます。
でもZOOMではオンライン上で集める事ができます。
会場の広さを心配することなく、多くの人に一度に話を伝える事ができます。
録音・録画が簡単
Skypeを録音・録画する際は専用のアプリなどのインストールをして、起動しながら録音することが必要となりますが、ZOOMはワンクリックで録音・録画をすることができます。
アカウントを取得しよう
URL https://zoom.us/
上記より無料でアカウント登録をしてください。
- 希望のメールアドレスを登録
- メールアドレス宛に届いたZOOMからのメール内にあるURLをクリック
- 名前やパスワードなど必要事項を登録
上記登録をすると管理画面が確認できるようになります。
最後に…
リモートワークができる環境が整えば、好きな場所で働くことが可能となります。
もちろん自己管理をしっかりしなければいけません。
そして結果も出さなくてはいけません。
でもこれからのビジネスにはリモートワークは、切っても切れない関係になるでしょう。
今ここでしっかり準備をして、取り入れておくことが今後のビジネスの成功を左右する可能性もあります。
これからのことを考えてリモートワークについて今一度考えてみましょう！
藤井 悠平
大矢 あい
鈴木しゅん
