外注化する3つのデメリットを押さえて有効活用！

こんにちは、藤井悠平です。　　 今後、業務の外注化を検討されている方や、実際に外注化をされているという経営者の方のために

 

外注化をすることのデメリット


 

についてお話しをしてまいります。
外注化にすることで、業務の効率化や経費削減につながるメリットはあります。

当然のことながら、デメリットもあるので、それを踏まえたうえで外注化を進めてまいりましょう。
では、さっそくお伝えします。



 

 

外注化をすることで生じるデメリットとは？


主に業務の外注化をすることのデメリット・・・

1：自社の独自技術やスキルが蓄積しづらい

2：自社の保有情報を外部へ公開することになる(個人情報など)

3：業務の細部まで情報が伝わりにくく、対面より伝達が遅くなる

上記のように、大きく3つのポイントがあります。 このデメリットを極力小さく抑えながら、外注化の仕組みを整えましょう。

 

 

外注化で生じるデメリットを把握する

まずは、

1：自社の独自技術やスキルが蓄積しづらい

という点です。 あなたの会社が強みとしている商品力やサービスに直結する技術やスキルを外注に回すことは、自社の独自の技術やスキルが蓄積しないことになります。

 

外注化をするときには、 どこまでを自社で行い、どこの業務を外注化するのか 明確にしておく必要があります。

 

すべての業務を外注化すると、自社独自の強みが発揮されない。 または成長しづらくなる点があることを、押さえておいてください。

 

基本的に、外注化を始める最初のステップは自社で行っている＜雑務＞です。 書類作成・経理・メールや問い合わせ電話対応　など

 

 

どんな人でもできるような仕事を優先的に外注化をして、 自社の競争力や独自性を強めるタスクに集中ができると一番良いです。

 

 

2：自社の保有情報を外部へ公開することになる(個人情報など)

 

 

続いて、 外注化をするときは、ホームページのログイン情報や個人情報といった重要なデータを外注スタッフへ公開することになります。
※外注する業務内容にもよりますので一例として。
そのため、
外注スタッフが活用する「専用」のアカウントを作成したり、
パスワードを作成して第三者に重要な情報が漏れにくい体制を整えることも、とても重要です。
また、在宅秘書や会社の内部情報に近い外注先には、業務委託契約書や秘密保持契約書といった契約書を交わすことも需要です。こういった契約書類は、法律事務所へ相談することで簡単に作成できます。

 

 

オススメの流れとしては、 業務委託契約書や秘密保持契約書といった書類を用意しておき、
↓
在宅秘書や内部の経理外注スタッフへ契約をする。
↓
在宅秘書を中心に、外注専用のアカウント作成やパスワードを保持させて、各種外注先にお送りしてもらったり、外注のコントロールを任せる。
という流れが適しています。

 

クラウドワークスで在宅秘書を募集すると、もともと秘書業務として従事されていた方も多数いらっしゃるので、スタッフ様の方から、秘密保持契約書の契約を快諾してくれる場合も経験上、多いです。

 

 

 

3：業務の細部まで情報が伝わりにくく、対面より伝達が遅くなる

 

これは、外注スタッフは自社の従業員ではないため『対面』でやりとりをする。ということは難しいです。
※外注形態にもよりますので一例として。

 

 

基本的には、メール・チャット・オンライン会議「ZOOM」といった方法でやり取りをします。
そのため、自社の思っていることや考えていることが伝わりにくい場面も出てきます。

 

メール
↓
チャット
↓
動画会議

 

この順番に、伝わりやすさが上がると覚えておいてください。
・メールでは、業務の指示や大きな内容だけ伝える。
・動画会議で、プロジェクトの詳細や業務内容の細かな部分を指示する。
というように分けることで伝わりやすくなります。

 

業務の内容を伝わりやすく工夫することが大切です。

 

 

外注化のデメリットを改善する方法のまとめ

 

これらの紹介をしてまいりました外注化のデメリットも、事前に把握していればリスクを小さく抑えることが可能です。
まとめると、

 

1：自社の独自技術やスキルが蓄積しづらい

 

・自社の独自の技術やサービスは何か明確にする
・どの業務に集中して行うか明確にする。
・雑務の仕事やルーティンワークの仕事を中心に外注化する

 

 

2：自社の保有情報を外部へ公開することになる(個人情報など)

 

・外注スタッフに渡す専用のアカウントやパスワード作成を心がける
・内部情報に近い外注スタッフには、業務委託契約書や秘密保持契約書を結ぶ
・主に業務委託契約書や秘密保持契約書を自社専用に作成して、在宅秘書や内部情報に近い経理部門と契約をしてから外注化を展開する

 

 

3：業務の細部まで情報が伝わりにくく、対面より伝達が遅くなる

 

・メール⇒チャット⇒オンライン会議を伝える内容で使い分ける
・業務の内容が伝わりやすいようにマニュアルにまとめる

 

 

それでも外注化するメリットの方が大きい

 

これまで、外注化にともなうデメリットを説明してまいりました。
それでも

外注化を取り入れるメリットは遥かに大きい

と言えます。

 

経営者として、やるべき仕事に集中できる環境を整えることができ、自社でやらなくてもいい仕事を外注化できるので従業員の負担も減ってくるのです。
ビジネスの加速装置、『外注化』ぜひ取り組んでいきませんか？
それでは、また。